Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung von InvoiceCollect
§ 1 Einleitung
1.1 Vertragspartner
Diese Geschäftsbedingungen regeln abschließend das Vertragsverhältnis zwischen der Kiwimo-Product GmbH (im Folgenden „Betreiber“) und derjenigen Person oder Organisation, die ein Benutzerkonto für das Online- und Mobilangebot Invoice-Collect anlegt (im Folgenden „Kunde“).Kunde ist ausschließlich eine natürliche oder juristische Person, die sich ordnungsgemäß für den genannten Dienst registriert, deren Anmeldung vom Betreiber bestätigt wurde und die im Rahmen ihrer gewerblichen, selbstständigen oder beruflichen Tätigkeit handelt.
Die Nutzung durch Privatpersonen im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen; der Betreiber ist berechtigt, Zugänge, die diesem Zweck dienen oder bei denen ein entsprechender Verdacht besteht, jederzeit ohne Ankündigung zu sperren oder zu löschen.Der Kunde kann innerhalb seines Zugangs weitere Nutzer registrieren und diesen individuelle Berechtigungen einräumen. Der Kunde ist für sämtliche Handlungen dieser Nutzer so verantwortlich, als hätte er sie selbst vorgenommen.Es gelten ausschließlich diese AGB in Verbindung mit individuell vereinbarten Zusatzregelungen und den jeweils aktuellen Preislisten des Betreibers. Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden werden selbst dann nicht Vertragsbestandteil, wenn der Betreiber deren Kenntnis hat, es sei denn, der Betreiber stimmt deren Geltung ausdrücklich und schriftlich zu.Im Verhältnis zu Mitarbeitern oder Beauftragten des Kunden handelt der Betreiber als Erfüllungsgehilfe, ohne dass hierdurch eigene Pflichten gegenüber diesen Personen entstehen. Gegenüber weiteren vom Kunden registrierten Nutzern wird der Betreiber ausschließlich als technischer Dienstleister tätig, ohne vertragliche Hauptpflichten.Der Betreiber kann den Leistungsumfang, die Zugangsmöglichkeiten und die Nutzungsmöglichkeiten von Invoice-Collect jederzeit ändern oder einschränken, soweit dies für die Sicherheit, Weiterentwicklung oder Gesetzeskonformität erforderlich ist.
1.2 Zustimmung zu den AGB
Mit der Registrierung auf https://www.invoice-collect.com/ und der Nutzung der Dienste erklärt der Kunde verbindlich, diese AGB vollständig gelesen, verstanden und akzeptiert zu haben.Bei Nutzung über einen Vertriebspartner können zusätzlich dessen eigene Vertragsbedingungen gelten; diese dürfen die Rechte des Betreibers aus diesen AGB nicht einschränken.
§ 2 Vertragsabschluss
2.1 Vertragsgegenstand
Der Betreiber stellt seinen Kunden cloudbasierte Softwarelösungen („Software as a Service“) im Bereich kaufmännischer Anwendungen zur Verfügung.
Vertragsgegenstand ist die befristete Bereitstellung der Software Invoice-Collect zur Nutzung über einen Webbrowser oder als herunterladbare Desktop-Anwendung in dem jeweils aktuellen, vom Betreiber freigegebenen Funktionsumfang.Der Dienst unterstützt Unternehmen bei der Organisation, Erfassung und Verwaltung von Belegen und Rechnungen einschließlich Metadaten. Hierzu können – ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder dauerhafte Verfügbarkeit – Funktionen wie der automatische Abruf von Rechnungen aus Online-Portalen, die Verwaltung, Weiterleitung und Archivierung von Belegen gehören.Die jeweils aktuelle Leistungsbeschreibung auf https://www.invoice-collect.com/ konkretisiert den Vertragsgegenstand. Der Betreiber übernimmt keine Gewähr dafür, dass alle in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Funktionen jederzeit verfügbar oder für den speziellen Zweck des Kunden geeignet sind.Für die Nutzung sind ein funktionsfähiger Internetzugang sowie ein aktueller, vom Betreiber unterstützter Webbrowser erforderlich. Der Kunde trägt allein die Verantwortung für die Bereitstellung und Funktionsfähigkeit seiner technischen Infrastruktur.
2.2 Registrierung und Vertragsabschluss
Nach erfolgreicher Anmeldung auf https://www.invoice-collect.com/ erhält der Kunde ein persönliches Benutzerkonto, bestehend aus Benutzerkennung (z. B. E-Mail-Adresse) und Passwort. Diese sind geheim zu halten und dürfen nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden. Der Betreiber empfiehlt die Nutzung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, übernimmt jedoch keine Verantwortung, falls der Kunde diese Empfehlung nicht befolgt.Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung richtige, aktuelle und vollständige Angaben zu machen und diese während der Vertragslaufzeit aktuell zu halten. Falsche oder unvollständige Angaben berechtigen den Betreiber zur sofortigen Sperrung oder Löschung des Kontos.Der Vertrag kommt erst mit ausdrücklicher Annahme durch den Betreiber oder durch die erste Leistungshandlung zustande. Der Betreiber kann Anträge ohne Begründung ablehnen. Beauftragte Dritte handeln ausschließlich im Auftrag des Betreibers; es entstehen keine eigenen Vertragsbeziehungen zwischen dem Kunden und diesen Dritten.
2.3 Pflichten der Vertragspartner
Der Kunde verpflichtet sich, Invoice-Collect ausschließlich im Rahmen des geltenden Rechts, dieser AGB sowie der in der Leistungsbeschreibung genannten Systemanforderungen zu nutzen.
Er trägt die alleinige Verantwortung für sämtliche von ihm oder seinen Nutzern eingestellten oder verarbeiteten Inhalte sowie für deren Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit – auch bei automatisierter Verarbeitung (z. B. OCR-Erkennung).Der Kunde hat sicherzustellen, dass kein unbefugter Zugriff Dritter auf seine Zugangsdaten erfolgt. Zugangsdaten sind regelmäßig (mindestens jährlich) zu ändern; der Betreiber haftet nicht für Schäden, die durch die Nichteinhaltung entstehen.Der Kunde ist verpflichtet:Funktionsstörungen unverzüglich präzise zu melden,mindestens einen Administrator zu benennen,erforderliche Daten vollständig und rechtzeitig bereitzustellen,personenbezogene Daten nur auf Grundlage einer gültigen Rechtsgrundlage oder Einwilligung zu verarbeiten,alle technischen Voraussetzungen zu erfüllen, die in der Leistungsbeschreibung aufgeführt sind.Bei Verstößen ist der Betreiber berechtigt, den Zugang ohne Vorankündigung zu sperren oder den Vertrag fristlos zu kündigen.
2.4 Softwareüberlassung
Der Betreiber stellt dem Kunden für die Dauer des gebuchten Abonnements die jeweils aktuelle, vom Betreiber freigegebene Version von Invoice-Collect bereit. Die Nutzung erfolgt entgeltlich, nicht exklusiv, nicht übertragbar und nicht unterlizenzierbar. Updates und Änderungen sind im Abonnement enthalten, können aber Funktionen ändern, einschränken oder ersetzen.Der Funktionsumfang ergibt sich ausschließlich aus der aktuellen Leistungsbeschreibung auf https://www.invoice-collect.com/. Der Betreiber behält sich vor, Funktionen jederzeit anzupassen, zu erweitern oder einzustellen.Der Betreiber überwacht die Funktionsfähigkeit der Software nach eigenem Ermessen und behebt Störungen im Rahmen des wirtschaftlich und technisch Zumutbaren. Ein Anspruch auf bestimmte Reaktions- oder Behebungszeiten besteht nicht, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.Es werden keine weitergehenden Rechte an der Software eingeräumt, insbesondere keine Bearbeitungs-, Kopier- oder Weiterverwertungsrechte. Jede Nutzung außerhalb des vertraglich vereinbarten Rahmens ist unzulässig.
2.5 Entgelt
Der Kunde verpflichtet sich, für die Nutzung von Invoice-Collect und das Hosting seiner Daten das vereinbarte Entgelt zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer zu zahlen.
Die Zahlung erfolgt über eines der angebotenen Zahlungsmittel.Bei Zahlung per Lastschrift ermächtigt der Kunde den Betreiber, fällige Beträge von dem angegebenen Konto einzuziehen.
Entstehen durch eine vom Kunden verschuldete Rücklastschrift Kosten, kann der Betreiber eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 20,00 EUR berechnen. Der Kunde kann nachweisen, dass geringere oder keine Kosten entstanden sind.Der Kunde ist verpflichtet, seine Rechnungsadresse aktuell zu halten. Erfolgt eine Änderung nicht und muss der Betreiber die Adresse anpassen, kann hierfür eine Bearbeitungsgebühr von 20,00 EUR erhoben werden. Der Kunde kann auch hier den Nachweis geringerer Kosten erbringen.Der Kunde ist verpflichtet, seine Rechnungsadresse aktuell zu halten. Erfolgt eine Änderung nicht und muss der Betreiber die Adresse anpassen, kann hierfür eine Bearbeitungsgebühr von 20,00 EUR erhoben werden. Der Kunde kann auch hier den Nachweis geringerer Kosten erbringen.Erfolgt die Buchung über einen Vertriebspartner, übernimmt dieser die Abrechnung; es gelten dann dessen Vertragsbedingungen.
2.6 Preise
Jeder neue Kunde kann Invoice-Collect nach der Registrierung für eine kostenlose Testphase von zwei Wochen nutzen.
Wird der Dienst nicht vor Ablauf dieser Zeit gekündigt, endet der Test automatisch; eine kostenpflichtige Verlängerung erfolgt nur, wenn der Kunde aktiv ein Abonnement abschließt.
Bei Nichtabschluss werden die Zugangsdaten gesperrt und die gespeicherten Daten nach 30 bis 90 Tagen gelöscht.Die Höhe des Entgelts nach der Testphase richtet sich nach dem gebuchten Leistungspaket.
Die aktuellen Pakete und Preise sind in der Anwendung abrufbar und verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.Der Betreiber kann Preise anpassen, wennder Verbraucherpreisindex seit der letzten Anpassung um mehr als 5 % gestiegen ist,gesetzliche oder behördliche Anforderungen zu höheren Kosten führen oderProdukte anderer Anbieter, die Teil der Leistung sind, nicht mehr verfügbar oder nur verändert erhältlich sind und dadurch Mehrkosten entstehen.Preiserhöhungen dürfen frühestens zwölf Monate nach der letzten Erhöhung erfolgen und werden mindestens zwei Monate vorher in Textform angekündigt.
Der Kunde kann innerhalb eines Monats ab Ankündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.
2.7 Pakete und Paketwechsel
Der Kunde kann nach Ablauf der Testphase das gewünschte Paket mit Leistungsumfang, Abrechnungsintervall und Vertragslaufzeit im Benutzerkonto auswählen.
Zusatzfunktionen, insbesondere KI-gestützte Module, werden nur nach gesonderter Zustimmung aktiviert.Ein Upgrade ist jederzeit möglich; die Mindestvertragslaufzeit beginnt dann neu.
Ein Downgrade ist nur zum Ende der aktuellen Vertragslaufzeit möglich.Die Pakete beinhalten eine festgelegte Anzahl monatlich abrufbarer Dokumente.Wird diese Grenze überschritten, kann der Betreiber pro weiteres Dokument 0,35 EUR netto berechnen oder den Kunden bei wiederholter Überschreitung in das nächsthöhere Paket hochstufen.
2.8 Leistungsänderungen
Der Betreiber kann Leistungen anpassen, sofern dies für den Kunden zumutbar ist, insbesondere wenn:Drittprodukte, die Bestandteil der Leistung sind, sich ändern oder entfallen,neue gesetzliche oder technische Anforderungen dies erfordern,Sicherheits- oder Datenschutzstandards aktualisiert werden müssen,gleich- oder höherwertige Leistungen den bisherigen Funktionsumfang ersetzen,ein sonstiges berechtigtes Interesse besteht.Änderungen werden mindestens zwei Monate vor Wirksamkeit angekündigt, dies gilt für alle Anpassungen von Leistungen. Der Kunde kann innerhalb eines Monats ab Ankündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.
2.9 KündigungVertragslaufzeit und Verlängerung
Die Vertragslaufzeit richtet sich nach der bei Buchung gewählten Dauer. Bei einem Upgrade beginnt die Mindestvertragslaufzeit neu zu laufen.
Wird der Vertrag nicht spätestens bis zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform (z. B. per E-Mail oder über den Kundenbereich) gekündigt, verlängert er sich automatisch um den ursprünglich gebuchten Zeitraum.
Eine anteilige Rückerstattung bereits gezahlter Entgelte bei vorzeitiger Vertragsbeendigung ist ausgeschlossen.
Sperrung des Zugangs
Unabhängig von einer Kündigung ist der Betreiber berechtigt, den Zugang des Kunden vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, wenn einer der vorgenannten Gründe vorliegt oder ein solcher vermutet wird, um Schaden von seinen Systemen, anderen Kunden oder Dritten abzuwenden.
Folgen der Kündigung
Nach Vertragsbeendigung erlischt das Nutzungsrecht des Kunden an der Software. Der Betreiber ist nicht verpflichtet, vom Kunden eingestellte Inhalte oder Daten nach Vertragsende aufzubewahren, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen schreiben dies zwingend vor.
Fristlose Kündigung
Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien vorbehalten.
Für den Betreiber liegt ein wichtiger Grund insbesondere – aber nicht abschließend – vor, wenn:über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wird,der Kunde mit mindestens einem Monatsentgelt in Zahlungsverzug gerät und trotz Mahnung nicht unverzüglich zahlt,der Kunde schuldhaft oder fahrlässig Rechte Dritter verletzt oder gegen Gesetze verstößt,der Kunde den Dienst für strafbare, unethische oder missbräuchliche Zwecke nutzt,der Kunde falsche oder irreführende Angaben bei der Registrierung oder während der Vertragslaufzeit macht,der Kunde gegen wesentliche Vertragspflichten, insbesondere zur Datensicherheit, verstößt,der Kunde Handlungen vornimmt, die geeignet sind, den Betrieb oder die Sicherheit der Systeme des Betreibers zu gefährden,der Kunde wiederholt gegen diese AGB verstößt oder berechtigte Aufforderungen des Betreibers nicht befolgt,der begründete Verdacht besteht, dass einer der vorgenannten Punkte zutrifft.
§ 3 Datenschutz und Datensicherheit
3.1 Datenschutz
Der Betreiber verpflichtet sich, die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie alle im Vertragsgebiet Deutschland geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten.
Zur Nutzung von Invoice-Collect gilt die auf https://www.invoice-collect.com/datenschutz abrufbare Datenschutzerklärung einschließlich etwaiger Anlagen als vereinbart.Kunden, die als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB handeln oder steuerberatende Berufe ausüben und damit der DSGVO unterliegen, schließen mit Zustandekommen dieses Vertrags automatisch die auf https://www.invoice-collect.com/avv abrufbare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Betreiber ab. Diese AVV ist Bestandteil des Vertrags.
3.2 Vertraulichkeit
Der Betreiber verpflichtet sich, sämtliche ihm im Rahmen der Vertragsvorbereitung, Durchführung oder Erfüllung bekannt werdenden vertraulichen Informationen – insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Kunden – streng vertraulich zu behandeln, nicht weiterzugeben und nicht anderweitig zu nutzen.
Ausnahmen gelten, wenn die Informationen offenkundig sind oder das berechtigte Geheimhaltungsinteresse des Kunden entfällt.Der Betreiber wird sich nur insoweit Kenntnis von vertraulichen Informationen verschaffen, wie es für die Vertragserfüllung erforderlich ist.Beauftragte Dritte werden in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet, sofern sie Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten könnten.Für Kunden, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht (z. B. § 203 StGB) unterliegen, gilt zusätzlich:Der Betreiber unterstützt diese Kunden als Dienstleister und wahrt die gesetzlichen Geheimhaltungspflichten.Mit Vertragsschluss wird automatisch die auf https://www.invoice-collect.com/verschwiegenheit abrufbare § 203 StGB-Vereinbarung Bestandteil des Vertrags.Die Verschwiegenheitspflicht entfällt, wenn der Betreiber durch behördliche oder gerichtliche Entscheidung zur Offenlegung verpflichtet ist. Soweit zulässig, wird der Kunde vorab darüber informiert.
3.3 Datenverschlüsselung
Sämtliche Kommunikation zwischen dem Kunden und Invoice-Collect erfolgt verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll.
3.4 Datensicherheit und DatenbereitstellungDer Betreiber trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Datenverlust zu verhindern und den unbefugten Zugriff Dritter auf Kundendaten zu unterbinden.Zur Sicherung erstellt der Betreiber täglich Backups, die auf mehrfach redundanten Servern gespeichert werden.
Diese Sicherung schützt vor Systemausfällen; sie ersetzt jedoch nicht die eigenständige Datensicherung durch den Kunden.
Der Kunde ist daher verpflichtet, regelmäßig eigene Exporte vorzunehmen.Bei Verlust von Daten ist die Haftung des Betreibers – unabhängig vom Rechtsgrund – auf den Aufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer, vom Kunden durchgeführter Datensicherung zur Wiederherstellung erforderlich wäre.Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Betreiber nur, wenn gleichzeitig eine wesentliche Vertragspflicht (Kardinalpflicht) verletzt wurde; die Haftung ist in diesem Fall auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.
Der Kunde bleibt Eigentümer seiner Daten. Ein Anspruch auf Herausgabe besteht jedoch nur, wenn sämtliche offenen Forderungen des Betreibers gegenüber dem Kunden vollständig beglichen wurden.Die Herausgabe erfolgt ausschließlich in einem gängigen, vom Betreiber bestimmten elektronischen Format über eine Datenverbindung; besondere Aufbereitungen, Konvertierungen oder Übertragungsarten erfolgen nur nach vorheriger Vereinbarung und gegen gesonderte Vergütung.Ein Anspruch auf Herausgabe oder Überlassung der für die Nutzung erforderlichen Software oder Systemumgebung besteht nicht.
Für personenbezogene Daten gelten ergänzend die Regelungen der AVV (https://www.invoice-collect.com/avv) und der Datenschutzerklärung (https://www.invoice-collect.com/datenschutz).§ 4 Mängel / Verfügbarkeit4.1 MängelansprücheDer Betreiber gewährleistet, dass Invoice-Collect gemäß der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung genutzt werden kann und dass der Kunde die eingeräumten Nutzungsrechte ohne Verletzung gewerblicher Schutzrechte Dritter ausüben darf.Die Gewährleistung gilt nicht für Mängel, die entstehen, wenn:die Software in einer nicht unterstützten oder nicht freigegebenen Systemumgebung betrieben wird,der Kunde Änderungen oder Eingriffe an der Software ohne vorherige Zustimmung des Betreibers vornimmt,der Kunde die in der Leistungsbeschreibung genannten technischen Voraussetzungen nicht erfüllt,Störungen oder Einschränkungen auf externe Systeme, Netzwerke oder Datenquellen zurückzuführen sind, auf die der Betreiber keinen Einfluss hat.Eine Haftung für bei Vertragsschluss bereits bestehende Mängel ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.Ist der automatisierte Dokumentenabruf aus technischen Gründen nicht möglich, wird der Betreiber nach eigenem Ermessen geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Abruf auf andere Weise zu ermöglichen. Ein Anspruch des Kunden auf eine bestimmte Art der Störungsbehebung oder auf Erfolg besteht nicht.
4.2 Verfügbarkeit
Die vom Betreiber zugesicherte Verfügbarkeit von Invoice-Collect richtet sich nach den Angaben in der Leistungsbeschreibung auf https://www.invoice-collect.com/.
4.3 Rechtsmängelansprüche Dritter
Macht ein Dritter Ansprüche wegen einer behaupteten Rechtsverletzung im Zusammenhang mit einer Leistung des Betreibers geltend, ist der Kunde verpflichtet, den Betreiber unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von drei Werktagen nach Kenntniserlangung, schriftlich oder in Textform zu informieren.
Unterlässt der Kunde diese Mitteilung schuldhaft, entfallen seine Ansprüche gegen den Betreiber, soweit diese bei rechtzeitiger Mitteilung hätten vermieden oder gemindert werden können.Auf Verlangen des Betreibers hat der Kunde diesem alle zur Verteidigung gegen die Ansprüche erforderlichen Auskünfte, Unterlagen, Vollmachten und Befugnisse unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Der Betreiber ist berechtigt, die Rechtsverteidigung allein zu führen und zu steuern, einschließlich der Entscheidung über Prozessführung, Vergleichsverhandlungen und Anerkennungserklärungen.Stellt sich eine Rechtsverletzung heraus, kann der Betreiber nach eigenem Ermessen und auf eigene Kosten:
a) dem Kunden ein entsprechendes Nutzungsrecht verschaffen, oder
b) die Leistung so anpassen oder ersetzen, dass keine Rechte Dritter mehr verletzt werden,
sofern dies für den Betreiber technisch und wirtschaftlich zumutbar ist. Ist dies nicht der Fall, ist der Betreiber berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen.Der Kunde stellt den Betreiber von sämtlichen Ansprüchen, Schadensersatzforderungen und angemessenen Rechtsverteidigungskosten frei, sofern die Rechtsverletzung auf vom Kunden bereitgestellte Inhalte, Daten, Anweisungen oder auf eine vertrags- oder rechtswidrige Nutzung durch den Kunden oder seine Nutzer zurückzuführen ist.Eine Vergleichs- oder Anerkennungserklärung gegenüber Dritten im Zusammenhang mit einer behaupteten Rechtsverletzung darf der Kunde nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Betreibers abgeben.
§ 5 Haftung
5.1 Allgemeines
Der Betreiber haftet – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausschließlich für Schäden, die durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten des Betreibers, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht wurden.
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Betreiber nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf den Gesamtbetrag der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor Eintritt des Schadensereignisses gezahlten Entgelte.Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, Produktionsausfälle, Betriebsunterbrechungen, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen oder Ansprüche Dritter ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
Eine Haftung für Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
Übernommene Garantien gelten nur, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.
5.2 Unbefugte Kenntniserlangung und externe SystemeDer Betreiber übernimmt keine Haftung für den unbefugten Zugriff Dritter auf Daten des Kunden, insbesondere nicht bei Angriffen auf die IT-Infrastruktur des Kunden oder auf externe Systeme, die nicht im Einflussbereich des Betreibers liegen.
Der Betreiber haftet ferner nicht für Inhalte, Verfügbarkeit oder Sicherheit externer Quellen oder Dienste, von denen der Kunde über Invoice-Collect automatisiert oder manuell Daten abruft (z. B. Banken, Kundenportale, E-Mail-Provider).
5.3 Verantwortlichkeit für gespeicherte InhalteDer Kunde trägt die alleinige Verantwortung für alle in Invoice-Collect gespeicherten oder verarbeiteten Inhalte.
Er stellt sicher, dass diese Inhalte weder gegen geltendes Recht noch gegen Rechte Dritter verstoßen.
Der Betreiber ist nicht verpflichtet, gespeicherte Inhalte zu prüfen oder zu überwachen.
5.4 Verdacht auf RechtswidrigkeitBesteht ein hinreichender Verdacht, dass gespeicherte Inhalte rechtswidrig sind oder Rechte Dritter verletzen, kann der Betreiber den betreffenden Zugang ohne vorherige Ankündigung sperren.
Ein solcher Verdacht liegt insbesondere vor, wenn Behörden, Gerichte oder Dritte konkrete Hinweise vorlegen.
Die Sperre wird aufgehoben, sobald der Verdacht ausgeräumt ist.
5.5 Ausschluss und Begrenzung der Haftung für Datenverlust
Der Kunde ist für die regelmäßige Sicherung seiner Daten ausschließlich selbst verantwortlich.
Der Betreiber führt zwar tägliche Sicherungen der Systeme durch, übernimmt jedoch keine Gewähr für die erfolgreiche Wiederherstellung einzelner Datenbestände und keine Haftung für den Verlust oder die Veränderung von Daten, es sei denn, der Verlust wurde vorsätzlich oder grob fahrlässig vom Betreiber verursacht.
Eine Wiederherstellungspflicht besteht nur im Rahmen des technisch Zumutbaren und nach vorheriger Kostenübernahme durch den Kunden.
5.6 Steuerliche und rechtliche Verantwortung des Kunden
Die Prüfung und Einhaltung sämtlicher rechtlicher, steuerlicher, handelsrechtlicher und branchenspezifischer Vorgaben liegt allein in der Verantwortung des Kunden.
Der Betreiber führt keine Rechts- oder Steuerberatung durch und übernimmt keine Gewähr dafür, dass bereitgestellte Dokumente, Daten oder Funktionen für den vom Kunden verfolgten Zweck rechtlich geeignet oder zulässig sind.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. §§ 238, 257 HGB; § 147 AO) sind vom Kunden eigenständig zu erfüllen.
§ 6 Besondere Bedingungen für Abruf von Dokumenten aus externen Quellen
6.1 Kontenzugriff
Sofern Invoice-Collect Funktionen bietet, mit denen der Kunde Dokumente oder Daten automatisiert oder manuell aus externen Quellen (z. B. Webportale Dritter, E-Mail-Konten, Cloud-Dienste) abrufen und in seinem Benutzerkonto speichern kann, gilt Folgendes:
Für den Zugriff erforderliche Zugangsdaten (z. B. Benutzername, Passwort, API-Schlüssel) sind vom Kunden bereitzustellen. Diese werden ausschließlich zur Durchführung der vereinbarten Abrufe gespeichert.Der Betreiber weist ausdrücklich darauf hin, dass automatisch abgerufene oder von Partnerdiensten gelieferte Dokumente sensible oder vertrauliche Informationen enthalten können.
Einige Funktionen (z. B. bestimmte E-Mail-Plugins) sind technisch nur in der Webversion nutzbar und stehen in Desktop-Apps ggf. nicht zur Verfügung.
6.2 Legitimation
Für die Nutzung des automatisierten Abrufs bevollmächtigt der Kunde den Betreiber ausdrücklich, in seinem Namen und unter Nutzung der bereitgestellten Zugangsdaten auf die jeweilige externe Quelle zuzugreifen und die dort verfügbaren Informationen abzurufen.
Die Nutzung erfolgt ausschließlich im Rahmen der technischen Möglichkeiten und der jeweiligen Abruffunktion von Invoice-Collect.
6.3 Verantwortlichkeit des Kunden
Es liegt ausschließlich in der Verantwortung des Kunden, sicherzustellen, dass die Nutzung des automatisierten oder manuellen Dokumentenabrufs keine vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten gegenüber Dritten verletzt.
Der Betreiber prüft nicht, ob die vom Kunden hinterlegten Zugangsdaten oder der Datenabruf rechtlich zulässig sind.
Alle daraus entstehenden rechtlichen, technischen oder finanziellen Konsequenzen trägt allein der Kunde.Der Betreiber übernimmt keine Haftung für Änderungen, Einschränkungen oder Ausfälle der externen Quellen, die den Abruf beeinträchtigen oder unmöglich machen.
Ebenso wird keine Garantie für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der aus externen Quellen abgerufenen Daten übernommen.
6.4 Vorschlag neuer Portale
Der Kunde kann dem Betreiber neue externe Quellen oder Portale zur Anbindung vorschlagen.
Der Betreiber ist jedoch nicht verpflichtet, solche Vorschläge umzusetzen oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu realisieren.
§ 7 Support und Kundendienst
Der Betreiber stellt dem Kunden einen Support ausschließlich für Fragen zur Bedienung und Nutzung der vertraglich vereinbarten Funktionen von Invoice-Collect zur Verfügung.
Supportanfragen können ausschließlich über die in der Anwendung oder auf https://www.invoice-collect.com/ angegebenen Kontaktwege (z. B. Ticketsystem oder E-Mail) gestellt werden.Der Betreiber bemüht sich, Anfragen in angemessener Zeit zu beantworten. Eine Verpflichtung zu bestimmten Reaktions- oder Lösungszeiten besteht jedoch nicht, es sei denn, diese sind ausdrücklich und schriftlich in einer gesonderten Vereinbarung (z. B. Service Level Agreement) festgelegt.Der Betreiber ist nicht verpflichtet, Support zu leisten für:Probleme, die durch unsachgemäße Nutzung, Änderungen an der Software oder Nutzung in nicht unterstützten Umgebungen entstehen,Störungen, die durch externe Systeme oder Drittanbieter verursacht werden,individuelle Schulungen, Konfigurationsarbeiten oder Anpassungen, sofern nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart.
§ 8 Mitteilungen
Der Kunde ist verpflichtet, Änderungen seiner Kontaktdaten (insbesondere Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsadresse) unverzüglich im Benutzerkonto von Invoice-Collect zu aktualisieren.Mitteilungen des Betreibers gelten als zugegangen, wenn sie an die zuletzt vom Kunden hinterlegte Adresse oder E-Mail-Adresse gesendet wurden.
Dies gilt auch dann, wenn der Kunde die Mitteilung tatsächlich nicht erhalten hat, weil er die Kontaktdaten nicht rechtzeitig aktualisiert hat oder Nachrichten aufgrund von Einstellungen oder technischen Problemen nicht zugestellt werden konnten.Der Betreiber ist nicht verpflichtet, Mitteilungen auf mehreren Wegen oder an alternative Adressen zu versenden.
§ 9 Schlussbestimmungen
9.1 Rechtswahl, Erfüllungsort, Gerichtsstand
Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und kollisionsrechtlicher Vorschriften, die auf anderes Recht verweisen könnten.Erfüllungsort für sämtliche Leistungen ist der Sitz des Betreibers.
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Betreibers.
Der Betreiber ist jedoch berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.
9.2 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags einschließlich dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung tritt eine solche, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung am nächsten kommt.
9.3 Aufrechnungsverbot
Der Kunde darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen gegen Ansprüche des Betreibers aufrechnen.
Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur zu, soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
9.4 Textform
Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags, einschließlich dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen, bedürfen der Textform.
Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Schriftformklausel selbst.
9.5 Geltungsbeginn
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten ab dem auf der Website des Betreibers angegebenen Datum ihrer Veröffentlichung.
1.1 Vertragspartner
Diese Geschäftsbedingungen regeln abschließend das Vertragsverhältnis zwischen der Kiwimo-Product GmbH (im Folgenden „Betreiber“) und derjenigen Person oder Organisation, die ein Benutzerkonto für das Online- und Mobilangebot Invoice-Collect anlegt (im Folgenden „Kunde“).Kunde ist ausschließlich eine natürliche oder juristische Person, die sich ordnungsgemäß für den genannten Dienst registriert, deren Anmeldung vom Betreiber bestätigt wurde und die im Rahmen ihrer gewerblichen, selbstständigen oder beruflichen Tätigkeit handelt.
Die Nutzung durch Privatpersonen im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen; der Betreiber ist berechtigt, Zugänge, die diesem Zweck dienen oder bei denen ein entsprechender Verdacht besteht, jederzeit ohne Ankündigung zu sperren oder zu löschen.Der Kunde kann innerhalb seines Zugangs weitere Nutzer registrieren und diesen individuelle Berechtigungen einräumen. Der Kunde ist für sämtliche Handlungen dieser Nutzer so verantwortlich, als hätte er sie selbst vorgenommen.Es gelten ausschließlich diese AGB in Verbindung mit individuell vereinbarten Zusatzregelungen und den jeweils aktuellen Preislisten des Betreibers. Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden werden selbst dann nicht Vertragsbestandteil, wenn der Betreiber deren Kenntnis hat, es sei denn, der Betreiber stimmt deren Geltung ausdrücklich und schriftlich zu.Im Verhältnis zu Mitarbeitern oder Beauftragten des Kunden handelt der Betreiber als Erfüllungsgehilfe, ohne dass hierdurch eigene Pflichten gegenüber diesen Personen entstehen. Gegenüber weiteren vom Kunden registrierten Nutzern wird der Betreiber ausschließlich als technischer Dienstleister tätig, ohne vertragliche Hauptpflichten.Der Betreiber kann den Leistungsumfang, die Zugangsmöglichkeiten und die Nutzungsmöglichkeiten von Invoice-Collect jederzeit ändern oder einschränken, soweit dies für die Sicherheit, Weiterentwicklung oder Gesetzeskonformität erforderlich ist.
1.2 Zustimmung zu den AGB
Mit der Registrierung auf https://www.invoice-collect.com/ und der Nutzung der Dienste erklärt der Kunde verbindlich, diese AGB vollständig gelesen, verstanden und akzeptiert zu haben.Bei Nutzung über einen Vertriebspartner können zusätzlich dessen eigene Vertragsbedingungen gelten; diese dürfen die Rechte des Betreibers aus diesen AGB nicht einschränken.
§ 2 Vertragsabschluss
2.1 Vertragsgegenstand
Der Betreiber stellt seinen Kunden cloudbasierte Softwarelösungen („Software as a Service“) im Bereich kaufmännischer Anwendungen zur Verfügung.
Vertragsgegenstand ist die befristete Bereitstellung der Software Invoice-Collect zur Nutzung über einen Webbrowser oder als herunterladbare Desktop-Anwendung in dem jeweils aktuellen, vom Betreiber freigegebenen Funktionsumfang.Der Dienst unterstützt Unternehmen bei der Organisation, Erfassung und Verwaltung von Belegen und Rechnungen einschließlich Metadaten. Hierzu können – ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder dauerhafte Verfügbarkeit – Funktionen wie der automatische Abruf von Rechnungen aus Online-Portalen, die Verwaltung, Weiterleitung und Archivierung von Belegen gehören.Die jeweils aktuelle Leistungsbeschreibung auf https://www.invoice-collect.com/ konkretisiert den Vertragsgegenstand. Der Betreiber übernimmt keine Gewähr dafür, dass alle in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Funktionen jederzeit verfügbar oder für den speziellen Zweck des Kunden geeignet sind.Für die Nutzung sind ein funktionsfähiger Internetzugang sowie ein aktueller, vom Betreiber unterstützter Webbrowser erforderlich. Der Kunde trägt allein die Verantwortung für die Bereitstellung und Funktionsfähigkeit seiner technischen Infrastruktur.
2.2 Registrierung und Vertragsabschluss
Nach erfolgreicher Anmeldung auf https://www.invoice-collect.com/ erhält der Kunde ein persönliches Benutzerkonto, bestehend aus Benutzerkennung (z. B. E-Mail-Adresse) und Passwort. Diese sind geheim zu halten und dürfen nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden. Der Betreiber empfiehlt die Nutzung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, übernimmt jedoch keine Verantwortung, falls der Kunde diese Empfehlung nicht befolgt.Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung richtige, aktuelle und vollständige Angaben zu machen und diese während der Vertragslaufzeit aktuell zu halten. Falsche oder unvollständige Angaben berechtigen den Betreiber zur sofortigen Sperrung oder Löschung des Kontos.Der Vertrag kommt erst mit ausdrücklicher Annahme durch den Betreiber oder durch die erste Leistungshandlung zustande. Der Betreiber kann Anträge ohne Begründung ablehnen. Beauftragte Dritte handeln ausschließlich im Auftrag des Betreibers; es entstehen keine eigenen Vertragsbeziehungen zwischen dem Kunden und diesen Dritten.
2.3 Pflichten der Vertragspartner
Der Kunde verpflichtet sich, Invoice-Collect ausschließlich im Rahmen des geltenden Rechts, dieser AGB sowie der in der Leistungsbeschreibung genannten Systemanforderungen zu nutzen.
Er trägt die alleinige Verantwortung für sämtliche von ihm oder seinen Nutzern eingestellten oder verarbeiteten Inhalte sowie für deren Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit – auch bei automatisierter Verarbeitung (z. B. OCR-Erkennung).Der Kunde hat sicherzustellen, dass kein unbefugter Zugriff Dritter auf seine Zugangsdaten erfolgt. Zugangsdaten sind regelmäßig (mindestens jährlich) zu ändern; der Betreiber haftet nicht für Schäden, die durch die Nichteinhaltung entstehen.Der Kunde ist verpflichtet:Funktionsstörungen unverzüglich präzise zu melden,mindestens einen Administrator zu benennen,erforderliche Daten vollständig und rechtzeitig bereitzustellen,personenbezogene Daten nur auf Grundlage einer gültigen Rechtsgrundlage oder Einwilligung zu verarbeiten,alle technischen Voraussetzungen zu erfüllen, die in der Leistungsbeschreibung aufgeführt sind.Bei Verstößen ist der Betreiber berechtigt, den Zugang ohne Vorankündigung zu sperren oder den Vertrag fristlos zu kündigen.
2.4 Softwareüberlassung
Der Betreiber stellt dem Kunden für die Dauer des gebuchten Abonnements die jeweils aktuelle, vom Betreiber freigegebene Version von Invoice-Collect bereit. Die Nutzung erfolgt entgeltlich, nicht exklusiv, nicht übertragbar und nicht unterlizenzierbar. Updates und Änderungen sind im Abonnement enthalten, können aber Funktionen ändern, einschränken oder ersetzen.Der Funktionsumfang ergibt sich ausschließlich aus der aktuellen Leistungsbeschreibung auf https://www.invoice-collect.com/. Der Betreiber behält sich vor, Funktionen jederzeit anzupassen, zu erweitern oder einzustellen.Der Betreiber überwacht die Funktionsfähigkeit der Software nach eigenem Ermessen und behebt Störungen im Rahmen des wirtschaftlich und technisch Zumutbaren. Ein Anspruch auf bestimmte Reaktions- oder Behebungszeiten besteht nicht, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.Es werden keine weitergehenden Rechte an der Software eingeräumt, insbesondere keine Bearbeitungs-, Kopier- oder Weiterverwertungsrechte. Jede Nutzung außerhalb des vertraglich vereinbarten Rahmens ist unzulässig.
2.5 Entgelt
Der Kunde verpflichtet sich, für die Nutzung von Invoice-Collect und das Hosting seiner Daten das vereinbarte Entgelt zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer zu zahlen.
Die Zahlung erfolgt über eines der angebotenen Zahlungsmittel.Bei Zahlung per Lastschrift ermächtigt der Kunde den Betreiber, fällige Beträge von dem angegebenen Konto einzuziehen.
Entstehen durch eine vom Kunden verschuldete Rücklastschrift Kosten, kann der Betreiber eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 20,00 EUR berechnen. Der Kunde kann nachweisen, dass geringere oder keine Kosten entstanden sind.Der Kunde ist verpflichtet, seine Rechnungsadresse aktuell zu halten. Erfolgt eine Änderung nicht und muss der Betreiber die Adresse anpassen, kann hierfür eine Bearbeitungsgebühr von 20,00 EUR erhoben werden. Der Kunde kann auch hier den Nachweis geringerer Kosten erbringen.Der Kunde ist verpflichtet, seine Rechnungsadresse aktuell zu halten. Erfolgt eine Änderung nicht und muss der Betreiber die Adresse anpassen, kann hierfür eine Bearbeitungsgebühr von 20,00 EUR erhoben werden. Der Kunde kann auch hier den Nachweis geringerer Kosten erbringen.Erfolgt die Buchung über einen Vertriebspartner, übernimmt dieser die Abrechnung; es gelten dann dessen Vertragsbedingungen.
2.6 Preise
Jeder neue Kunde kann Invoice-Collect nach der Registrierung für eine kostenlose Testphase von zwei Wochen nutzen.
Wird der Dienst nicht vor Ablauf dieser Zeit gekündigt, endet der Test automatisch; eine kostenpflichtige Verlängerung erfolgt nur, wenn der Kunde aktiv ein Abonnement abschließt.
Bei Nichtabschluss werden die Zugangsdaten gesperrt und die gespeicherten Daten nach 30 bis 90 Tagen gelöscht.Die Höhe des Entgelts nach der Testphase richtet sich nach dem gebuchten Leistungspaket.
Die aktuellen Pakete und Preise sind in der Anwendung abrufbar und verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.Der Betreiber kann Preise anpassen, wennder Verbraucherpreisindex seit der letzten Anpassung um mehr als 5 % gestiegen ist,gesetzliche oder behördliche Anforderungen zu höheren Kosten führen oderProdukte anderer Anbieter, die Teil der Leistung sind, nicht mehr verfügbar oder nur verändert erhältlich sind und dadurch Mehrkosten entstehen.Preiserhöhungen dürfen frühestens zwölf Monate nach der letzten Erhöhung erfolgen und werden mindestens zwei Monate vorher in Textform angekündigt.
Der Kunde kann innerhalb eines Monats ab Ankündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.
2.7 Pakete und Paketwechsel
Der Kunde kann nach Ablauf der Testphase das gewünschte Paket mit Leistungsumfang, Abrechnungsintervall und Vertragslaufzeit im Benutzerkonto auswählen.
Zusatzfunktionen, insbesondere KI-gestützte Module, werden nur nach gesonderter Zustimmung aktiviert.Ein Upgrade ist jederzeit möglich; die Mindestvertragslaufzeit beginnt dann neu.
Ein Downgrade ist nur zum Ende der aktuellen Vertragslaufzeit möglich.Die Pakete beinhalten eine festgelegte Anzahl monatlich abrufbarer Dokumente.Wird diese Grenze überschritten, kann der Betreiber pro weiteres Dokument 0,35 EUR netto berechnen oder den Kunden bei wiederholter Überschreitung in das nächsthöhere Paket hochstufen.
2.8 Leistungsänderungen
Der Betreiber kann Leistungen anpassen, sofern dies für den Kunden zumutbar ist, insbesondere wenn:Drittprodukte, die Bestandteil der Leistung sind, sich ändern oder entfallen,neue gesetzliche oder technische Anforderungen dies erfordern,Sicherheits- oder Datenschutzstandards aktualisiert werden müssen,gleich- oder höherwertige Leistungen den bisherigen Funktionsumfang ersetzen,ein sonstiges berechtigtes Interesse besteht.Änderungen werden mindestens zwei Monate vor Wirksamkeit angekündigt, dies gilt für alle Anpassungen von Leistungen. Der Kunde kann innerhalb eines Monats ab Ankündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.
2.9 KündigungVertragslaufzeit und Verlängerung
Die Vertragslaufzeit richtet sich nach der bei Buchung gewählten Dauer. Bei einem Upgrade beginnt die Mindestvertragslaufzeit neu zu laufen.
Wird der Vertrag nicht spätestens bis zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform (z. B. per E-Mail oder über den Kundenbereich) gekündigt, verlängert er sich automatisch um den ursprünglich gebuchten Zeitraum.
Eine anteilige Rückerstattung bereits gezahlter Entgelte bei vorzeitiger Vertragsbeendigung ist ausgeschlossen.
Sperrung des Zugangs
Unabhängig von einer Kündigung ist der Betreiber berechtigt, den Zugang des Kunden vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, wenn einer der vorgenannten Gründe vorliegt oder ein solcher vermutet wird, um Schaden von seinen Systemen, anderen Kunden oder Dritten abzuwenden.
Folgen der Kündigung
Nach Vertragsbeendigung erlischt das Nutzungsrecht des Kunden an der Software. Der Betreiber ist nicht verpflichtet, vom Kunden eingestellte Inhalte oder Daten nach Vertragsende aufzubewahren, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen schreiben dies zwingend vor.
Fristlose Kündigung
Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien vorbehalten.
Für den Betreiber liegt ein wichtiger Grund insbesondere – aber nicht abschließend – vor, wenn:über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wird,der Kunde mit mindestens einem Monatsentgelt in Zahlungsverzug gerät und trotz Mahnung nicht unverzüglich zahlt,der Kunde schuldhaft oder fahrlässig Rechte Dritter verletzt oder gegen Gesetze verstößt,der Kunde den Dienst für strafbare, unethische oder missbräuchliche Zwecke nutzt,der Kunde falsche oder irreführende Angaben bei der Registrierung oder während der Vertragslaufzeit macht,der Kunde gegen wesentliche Vertragspflichten, insbesondere zur Datensicherheit, verstößt,der Kunde Handlungen vornimmt, die geeignet sind, den Betrieb oder die Sicherheit der Systeme des Betreibers zu gefährden,der Kunde wiederholt gegen diese AGB verstößt oder berechtigte Aufforderungen des Betreibers nicht befolgt,der begründete Verdacht besteht, dass einer der vorgenannten Punkte zutrifft.
§ 3 Datenschutz und Datensicherheit
3.1 Datenschutz
Der Betreiber verpflichtet sich, die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie alle im Vertragsgebiet Deutschland geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten.
Zur Nutzung von Invoice-Collect gilt die auf https://www.invoice-collect.com/datenschutz abrufbare Datenschutzerklärung einschließlich etwaiger Anlagen als vereinbart.Kunden, die als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB handeln oder steuerberatende Berufe ausüben und damit der DSGVO unterliegen, schließen mit Zustandekommen dieses Vertrags automatisch die auf https://www.invoice-collect.com/avv abrufbare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Betreiber ab. Diese AVV ist Bestandteil des Vertrags.
3.2 Vertraulichkeit
Der Betreiber verpflichtet sich, sämtliche ihm im Rahmen der Vertragsvorbereitung, Durchführung oder Erfüllung bekannt werdenden vertraulichen Informationen – insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Kunden – streng vertraulich zu behandeln, nicht weiterzugeben und nicht anderweitig zu nutzen.
Ausnahmen gelten, wenn die Informationen offenkundig sind oder das berechtigte Geheimhaltungsinteresse des Kunden entfällt.Der Betreiber wird sich nur insoweit Kenntnis von vertraulichen Informationen verschaffen, wie es für die Vertragserfüllung erforderlich ist.Beauftragte Dritte werden in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet, sofern sie Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten könnten.Für Kunden, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht (z. B. § 203 StGB) unterliegen, gilt zusätzlich:Der Betreiber unterstützt diese Kunden als Dienstleister und wahrt die gesetzlichen Geheimhaltungspflichten.Mit Vertragsschluss wird automatisch die auf https://www.invoice-collect.com/verschwiegenheit abrufbare § 203 StGB-Vereinbarung Bestandteil des Vertrags.Die Verschwiegenheitspflicht entfällt, wenn der Betreiber durch behördliche oder gerichtliche Entscheidung zur Offenlegung verpflichtet ist. Soweit zulässig, wird der Kunde vorab darüber informiert.
3.3 Datenverschlüsselung
Sämtliche Kommunikation zwischen dem Kunden und Invoice-Collect erfolgt verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll.
3.4 Datensicherheit und DatenbereitstellungDer Betreiber trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Datenverlust zu verhindern und den unbefugten Zugriff Dritter auf Kundendaten zu unterbinden.Zur Sicherung erstellt der Betreiber täglich Backups, die auf mehrfach redundanten Servern gespeichert werden.
Diese Sicherung schützt vor Systemausfällen; sie ersetzt jedoch nicht die eigenständige Datensicherung durch den Kunden.
Der Kunde ist daher verpflichtet, regelmäßig eigene Exporte vorzunehmen.Bei Verlust von Daten ist die Haftung des Betreibers – unabhängig vom Rechtsgrund – auf den Aufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer, vom Kunden durchgeführter Datensicherung zur Wiederherstellung erforderlich wäre.Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Betreiber nur, wenn gleichzeitig eine wesentliche Vertragspflicht (Kardinalpflicht) verletzt wurde; die Haftung ist in diesem Fall auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.
Der Kunde bleibt Eigentümer seiner Daten. Ein Anspruch auf Herausgabe besteht jedoch nur, wenn sämtliche offenen Forderungen des Betreibers gegenüber dem Kunden vollständig beglichen wurden.Die Herausgabe erfolgt ausschließlich in einem gängigen, vom Betreiber bestimmten elektronischen Format über eine Datenverbindung; besondere Aufbereitungen, Konvertierungen oder Übertragungsarten erfolgen nur nach vorheriger Vereinbarung und gegen gesonderte Vergütung.Ein Anspruch auf Herausgabe oder Überlassung der für die Nutzung erforderlichen Software oder Systemumgebung besteht nicht.
Für personenbezogene Daten gelten ergänzend die Regelungen der AVV (https://www.invoice-collect.com/avv) und der Datenschutzerklärung (https://www.invoice-collect.com/datenschutz).§ 4 Mängel / Verfügbarkeit4.1 MängelansprücheDer Betreiber gewährleistet, dass Invoice-Collect gemäß der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung genutzt werden kann und dass der Kunde die eingeräumten Nutzungsrechte ohne Verletzung gewerblicher Schutzrechte Dritter ausüben darf.Die Gewährleistung gilt nicht für Mängel, die entstehen, wenn:die Software in einer nicht unterstützten oder nicht freigegebenen Systemumgebung betrieben wird,der Kunde Änderungen oder Eingriffe an der Software ohne vorherige Zustimmung des Betreibers vornimmt,der Kunde die in der Leistungsbeschreibung genannten technischen Voraussetzungen nicht erfüllt,Störungen oder Einschränkungen auf externe Systeme, Netzwerke oder Datenquellen zurückzuführen sind, auf die der Betreiber keinen Einfluss hat.Eine Haftung für bei Vertragsschluss bereits bestehende Mängel ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.Ist der automatisierte Dokumentenabruf aus technischen Gründen nicht möglich, wird der Betreiber nach eigenem Ermessen geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Abruf auf andere Weise zu ermöglichen. Ein Anspruch des Kunden auf eine bestimmte Art der Störungsbehebung oder auf Erfolg besteht nicht.
4.2 Verfügbarkeit
Die vom Betreiber zugesicherte Verfügbarkeit von Invoice-Collect richtet sich nach den Angaben in der Leistungsbeschreibung auf https://www.invoice-collect.com/.
4.3 Rechtsmängelansprüche Dritter
Macht ein Dritter Ansprüche wegen einer behaupteten Rechtsverletzung im Zusammenhang mit einer Leistung des Betreibers geltend, ist der Kunde verpflichtet, den Betreiber unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von drei Werktagen nach Kenntniserlangung, schriftlich oder in Textform zu informieren.
Unterlässt der Kunde diese Mitteilung schuldhaft, entfallen seine Ansprüche gegen den Betreiber, soweit diese bei rechtzeitiger Mitteilung hätten vermieden oder gemindert werden können.Auf Verlangen des Betreibers hat der Kunde diesem alle zur Verteidigung gegen die Ansprüche erforderlichen Auskünfte, Unterlagen, Vollmachten und Befugnisse unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Der Betreiber ist berechtigt, die Rechtsverteidigung allein zu führen und zu steuern, einschließlich der Entscheidung über Prozessführung, Vergleichsverhandlungen und Anerkennungserklärungen.Stellt sich eine Rechtsverletzung heraus, kann der Betreiber nach eigenem Ermessen und auf eigene Kosten:
a) dem Kunden ein entsprechendes Nutzungsrecht verschaffen, oder
b) die Leistung so anpassen oder ersetzen, dass keine Rechte Dritter mehr verletzt werden,
sofern dies für den Betreiber technisch und wirtschaftlich zumutbar ist. Ist dies nicht der Fall, ist der Betreiber berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen.Der Kunde stellt den Betreiber von sämtlichen Ansprüchen, Schadensersatzforderungen und angemessenen Rechtsverteidigungskosten frei, sofern die Rechtsverletzung auf vom Kunden bereitgestellte Inhalte, Daten, Anweisungen oder auf eine vertrags- oder rechtswidrige Nutzung durch den Kunden oder seine Nutzer zurückzuführen ist.Eine Vergleichs- oder Anerkennungserklärung gegenüber Dritten im Zusammenhang mit einer behaupteten Rechtsverletzung darf der Kunde nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Betreibers abgeben.
§ 5 Haftung
5.1 Allgemeines
Der Betreiber haftet – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausschließlich für Schäden, die durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten des Betreibers, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht wurden.
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Betreiber nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf den Gesamtbetrag der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor Eintritt des Schadensereignisses gezahlten Entgelte.Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, Produktionsausfälle, Betriebsunterbrechungen, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen oder Ansprüche Dritter ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
Eine Haftung für Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
Übernommene Garantien gelten nur, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.
5.2 Unbefugte Kenntniserlangung und externe SystemeDer Betreiber übernimmt keine Haftung für den unbefugten Zugriff Dritter auf Daten des Kunden, insbesondere nicht bei Angriffen auf die IT-Infrastruktur des Kunden oder auf externe Systeme, die nicht im Einflussbereich des Betreibers liegen.
Der Betreiber haftet ferner nicht für Inhalte, Verfügbarkeit oder Sicherheit externer Quellen oder Dienste, von denen der Kunde über Invoice-Collect automatisiert oder manuell Daten abruft (z. B. Banken, Kundenportale, E-Mail-Provider).
5.3 Verantwortlichkeit für gespeicherte InhalteDer Kunde trägt die alleinige Verantwortung für alle in Invoice-Collect gespeicherten oder verarbeiteten Inhalte.
Er stellt sicher, dass diese Inhalte weder gegen geltendes Recht noch gegen Rechte Dritter verstoßen.
Der Betreiber ist nicht verpflichtet, gespeicherte Inhalte zu prüfen oder zu überwachen.
5.4 Verdacht auf RechtswidrigkeitBesteht ein hinreichender Verdacht, dass gespeicherte Inhalte rechtswidrig sind oder Rechte Dritter verletzen, kann der Betreiber den betreffenden Zugang ohne vorherige Ankündigung sperren.
Ein solcher Verdacht liegt insbesondere vor, wenn Behörden, Gerichte oder Dritte konkrete Hinweise vorlegen.
Die Sperre wird aufgehoben, sobald der Verdacht ausgeräumt ist.
5.5 Ausschluss und Begrenzung der Haftung für Datenverlust
Der Kunde ist für die regelmäßige Sicherung seiner Daten ausschließlich selbst verantwortlich.
Der Betreiber führt zwar tägliche Sicherungen der Systeme durch, übernimmt jedoch keine Gewähr für die erfolgreiche Wiederherstellung einzelner Datenbestände und keine Haftung für den Verlust oder die Veränderung von Daten, es sei denn, der Verlust wurde vorsätzlich oder grob fahrlässig vom Betreiber verursacht.
Eine Wiederherstellungspflicht besteht nur im Rahmen des technisch Zumutbaren und nach vorheriger Kostenübernahme durch den Kunden.
5.6 Steuerliche und rechtliche Verantwortung des Kunden
Die Prüfung und Einhaltung sämtlicher rechtlicher, steuerlicher, handelsrechtlicher und branchenspezifischer Vorgaben liegt allein in der Verantwortung des Kunden.
Der Betreiber führt keine Rechts- oder Steuerberatung durch und übernimmt keine Gewähr dafür, dass bereitgestellte Dokumente, Daten oder Funktionen für den vom Kunden verfolgten Zweck rechtlich geeignet oder zulässig sind.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. §§ 238, 257 HGB; § 147 AO) sind vom Kunden eigenständig zu erfüllen.
§ 6 Besondere Bedingungen für Abruf von Dokumenten aus externen Quellen
6.1 Kontenzugriff
Sofern Invoice-Collect Funktionen bietet, mit denen der Kunde Dokumente oder Daten automatisiert oder manuell aus externen Quellen (z. B. Webportale Dritter, E-Mail-Konten, Cloud-Dienste) abrufen und in seinem Benutzerkonto speichern kann, gilt Folgendes:
Für den Zugriff erforderliche Zugangsdaten (z. B. Benutzername, Passwort, API-Schlüssel) sind vom Kunden bereitzustellen. Diese werden ausschließlich zur Durchführung der vereinbarten Abrufe gespeichert.Der Betreiber weist ausdrücklich darauf hin, dass automatisch abgerufene oder von Partnerdiensten gelieferte Dokumente sensible oder vertrauliche Informationen enthalten können.
Einige Funktionen (z. B. bestimmte E-Mail-Plugins) sind technisch nur in der Webversion nutzbar und stehen in Desktop-Apps ggf. nicht zur Verfügung.
6.2 Legitimation
Für die Nutzung des automatisierten Abrufs bevollmächtigt der Kunde den Betreiber ausdrücklich, in seinem Namen und unter Nutzung der bereitgestellten Zugangsdaten auf die jeweilige externe Quelle zuzugreifen und die dort verfügbaren Informationen abzurufen.
Die Nutzung erfolgt ausschließlich im Rahmen der technischen Möglichkeiten und der jeweiligen Abruffunktion von Invoice-Collect.
6.3 Verantwortlichkeit des Kunden
Es liegt ausschließlich in der Verantwortung des Kunden, sicherzustellen, dass die Nutzung des automatisierten oder manuellen Dokumentenabrufs keine vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten gegenüber Dritten verletzt.
Der Betreiber prüft nicht, ob die vom Kunden hinterlegten Zugangsdaten oder der Datenabruf rechtlich zulässig sind.
Alle daraus entstehenden rechtlichen, technischen oder finanziellen Konsequenzen trägt allein der Kunde.Der Betreiber übernimmt keine Haftung für Änderungen, Einschränkungen oder Ausfälle der externen Quellen, die den Abruf beeinträchtigen oder unmöglich machen.
Ebenso wird keine Garantie für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der aus externen Quellen abgerufenen Daten übernommen.
6.4 Vorschlag neuer Portale
Der Kunde kann dem Betreiber neue externe Quellen oder Portale zur Anbindung vorschlagen.
Der Betreiber ist jedoch nicht verpflichtet, solche Vorschläge umzusetzen oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu realisieren.
§ 7 Support und Kundendienst
Der Betreiber stellt dem Kunden einen Support ausschließlich für Fragen zur Bedienung und Nutzung der vertraglich vereinbarten Funktionen von Invoice-Collect zur Verfügung.
Supportanfragen können ausschließlich über die in der Anwendung oder auf https://www.invoice-collect.com/ angegebenen Kontaktwege (z. B. Ticketsystem oder E-Mail) gestellt werden.Der Betreiber bemüht sich, Anfragen in angemessener Zeit zu beantworten. Eine Verpflichtung zu bestimmten Reaktions- oder Lösungszeiten besteht jedoch nicht, es sei denn, diese sind ausdrücklich und schriftlich in einer gesonderten Vereinbarung (z. B. Service Level Agreement) festgelegt.Der Betreiber ist nicht verpflichtet, Support zu leisten für:Probleme, die durch unsachgemäße Nutzung, Änderungen an der Software oder Nutzung in nicht unterstützten Umgebungen entstehen,Störungen, die durch externe Systeme oder Drittanbieter verursacht werden,individuelle Schulungen, Konfigurationsarbeiten oder Anpassungen, sofern nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart.
§ 8 Mitteilungen
Der Kunde ist verpflichtet, Änderungen seiner Kontaktdaten (insbesondere Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsadresse) unverzüglich im Benutzerkonto von Invoice-Collect zu aktualisieren.Mitteilungen des Betreibers gelten als zugegangen, wenn sie an die zuletzt vom Kunden hinterlegte Adresse oder E-Mail-Adresse gesendet wurden.
Dies gilt auch dann, wenn der Kunde die Mitteilung tatsächlich nicht erhalten hat, weil er die Kontaktdaten nicht rechtzeitig aktualisiert hat oder Nachrichten aufgrund von Einstellungen oder technischen Problemen nicht zugestellt werden konnten.Der Betreiber ist nicht verpflichtet, Mitteilungen auf mehreren Wegen oder an alternative Adressen zu versenden.
§ 9 Schlussbestimmungen
9.1 Rechtswahl, Erfüllungsort, Gerichtsstand
Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und kollisionsrechtlicher Vorschriften, die auf anderes Recht verweisen könnten.Erfüllungsort für sämtliche Leistungen ist der Sitz des Betreibers.
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Betreibers.
Der Betreiber ist jedoch berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.
9.2 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags einschließlich dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung tritt eine solche, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung am nächsten kommt.
9.3 Aufrechnungsverbot
Der Kunde darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen gegen Ansprüche des Betreibers aufrechnen.
Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur zu, soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
9.4 Textform
Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags, einschließlich dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen, bedürfen der Textform.
Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Schriftformklausel selbst.
9.5 Geltungsbeginn
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten ab dem auf der Website des Betreibers angegebenen Datum ihrer Veröffentlichung.
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