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So richten Sie den automatischen E-Mail-Export in Invoice-Collect ein
Automatischer E-Mail-Export aus Invoice-Collect heraus: Lassen Sie Rechnungen regelmäßig an Ihren Steuerberater senden – bequem und zuverlässig.
Hintergrund
Mit dem automatischen E-Mail-Export sparen Sie sich das manuelle Weiterleiten Ihrer Rechnungen. Invoice-Collect erstellt in den von Ihnen gewählten Abständen – monatlich, quartalsweise oder jährlich – einen Export und verschickt diesen automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Das ist besonders nützlich für wiederkehrende Aufgaben wie die Umsatzsteuervoranmeldung.
Der Export enthält wie gewohnt eine ZIP-Datei mit allen Rechnungen als PDFs sowie eine CSV-Datei mit den Rechnungsdaten. Vor der Einrichtung legen Sie Filter und Zeiträume fest, um genau die Belege zu exportieren, die relevant sind. Wählen Sie keine Filter, werden automatisch alle Rechnungen berücksichtigt. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Steuerberater immer die vollständigen und aktuellen Daten erhält, ohne dass Sie etwas manuell tun müssen.
So geht´s
- Melden Sie sich mit Ihren aktuellen Zugangsdaten im Invoice-Collect Dashboard an.
- Klicken Sie im linken Menü auf Export.
- Wählen Sie den Punkt Regelmäßig per E-Mail senden und klicken Sie auf Fortfahren.
- Legen Sie den gewünschten Zeitraum für die Exporte fest (z. B. monatlich, quartalsweise oder jährlich).
- Setzen Sie bei Bedarf Filter wie Währung, Steuersatz, Importart, Herkunftsland, Kategorie oder Tags.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, z. B. die Ihres Steuerberaters.
- Speichern Sie die Einstellungen. Ab sofort werden die Exporte automatisch im gewählten Turnus verschickt.
Tipps & Hinweise
Richten Sie den automatischen Export am besten für die gleichen Intervalle ein, in denen Ihr Steuerberater Unterlagen benötigt. So läuft die Übergabe der Rechnungen reibungslos. Überprüfen Sie die Filter regelmäßig, damit auch wirklich alle relevanten Belege im Export enthalten sind.
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Nie wieder Rechnungen suchen! Wir laden Ihre Rechnungen und Belege automatisiert aus tausenden Online-Portalen herunter und exportieren mühelos an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihren Steuerberater.
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