Hilfe & Support
Entdecken Sie unsere häufigsten Fragen und Lösungen zu Invoice-Collect. Falls Ihr Anliegen nicht dabei ist, steht Ihnen unser Support-Team zur Seite.
So verbinden Sie Ihren E-Mail-Account mit Invoice-Collect
Verbinden Sie Gmail, Outlook oder IMAP mit Invoice-Collect, um Rechnungen aus Ihrem E-Mail-Postfach automatisch zu importieren und im Tool zu verarbeiten.
Hintergrund
Neben dem zentralen Rechnungspostfach können Sie auch bestehende E-Mail-Accounts direkt mit Invoice-Collect verbinden. So lassen sich Rechnungen, die Sie per Mail erhalten, automatisch erkennen und importieren. Unterstützt werden Gmail, Outlook sowie beliebige Postfächer über IMAP. Bei Gmail und Outlook erfolgt die Verbindung komfortabel über die jeweilige Anmeldeseite. Bei IMAP geben Sie die Verbindungsdaten manuell ein, wie Serveradresse und Port.
Nach erfolgreicher Verknüpfung prüft Invoice-Collect eingehende Mails auf PDF-Anhänge. Nur wenn es sich um Rechnungen handelt, werden diese importiert und ins System übernommen. Ihre eigentlichen Mailinhalte werden weder gespeichert noch ausgelesen – es geht ausschließlich um den Rechnungsaustausch.
So geht´s
- Melden Sie sich mit Ihren aktuellen Zugangsdaten im Invoice-Collect Dashboard an.
- Klicken Sie im linken Menü auf Auto-Import.
- Wählen Sie den Bereich Zentrales Rechnungspostfach verknüpfen.
- Klicken Sie dort auf E-Mail verknüpfen und anschließend auf Weiteres Postfach verknüpfen.
- Wählen Sie Bestehendes Postfach verknüpfen und klicken Sie auf Fortfahren.
- Entscheiden Sie, ob Sie Gmail, Outlook oder IMAP nutzen möchten:
- Bei Gmail erfolgt der Login über Ihr Google-Konto.
- Bei Outlook erfolgt die Anmeldung über Ihr Microsoft-Konto.
- Bei IMAP geben Sie die Serverdaten, Portnummer, Benutzername und Passwort manuell ein.
- Bestätigen Sie die Verbindung. Sobald diese aktiv ist, werden eingehende Rechnungs-PDFs automatisch importiert.
Tipps & Hinweise
Nutzen Sie die direkte Postfach-Verbindung vor allem dann, wenn Sie viele Rechnungen per Mail erhalten. Ihre Mail-Inhalte bleiben dabei stets vertraulich.
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