Amazon-Rechnungen automatisch herunterladen: So verschwindet die monatliche Suche

Amazon gehört für viele Unternehmen zu den häufigsten Bezugsquellen – von Büromaterial über Technik bis zu Verbrauchsartikeln. Entsprechend viele Eingangsrechnungen entstehen dort Monat für Monat. Wer diese Belege von Hand zusammensucht, verliert Zeit und riskiert Lücken beim Vorsteuerabzug. Die gute Nachricht: Sie können Amazon-Rechnungen automatisch herunterladen lassen, statt sie einzeln aus dem Kundenkonto zu ziehen.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, warum Amazon-Belege in der Praxis so schwer greifbar sind, welche Wege es vom manuellen Download bis zur vollautomatischen Abholung gibt und worauf Sie bei der Ablage und der Weitergabe an den Steuerberater achten sollten.

Warum die Suche nach Amazon-Rechnungen so mühsam ist

Auf den ersten Blick wirkt es einfach: Amazon stellt zu jeder Bestellung eine Rechnung bereit. In der Praxis stoßen Buchhaltungen jedoch auf mehrere Besonderheiten. Die wichtigste: Bei Amazon kaufen Sie nicht immer bei Amazon selbst. Ein großer Teil der Artikel stammt von Marketplace-Händlern – und diese stellen ihre Rechnungen selbst aus. Mal liegt der Beleg direkt bei der Bestellung, mal kommt er per E-Mail, mal müssen Sie ihn beim Händler anfordern.

Hinzu kommt: Rechnungen werden nicht gesammelt zugestellt, sondern hängen an einzelnen Bestellungen. Wer zehn Bestellungen im Monat hat, klickt sich zehnmal durch die Bestellhistorie. Bestellen mehrere Mitarbeitende über verschiedene Konten, verteilt sich der Rechnungsbestand zusätzlich. Und die Bestellbestätigung per E-Mail ist keine Rechnung – ihr fehlen in der Regel Pflichtangaben wie die ausgewiesene Umsatzsteuer, sie reicht für den Vorsteuerabzug daher nicht aus.

Das Ergebnis kennen viele Unternehmen: Am Monatsende gleicht die Buchhaltung Kontoabbuchungen mit den vorhandenen Belegen ab, findet mehrere Amazon-Abbuchungen ohne Rechnung und beginnt die Suche im Kundenkonto. Genau dieser Aufwand lässt sich abschaffen.

Amazon-Rechnungen manuell herunterladen: der klassische Weg

Bevor wir zur Automatisierung kommen, kurz der manuelle Ablauf – denn er zeigt, wo die Zeit verloren geht:

1. Im Amazon-Konto anmelden und den Bereich „Meine Bestellungen“ öffnen.
2. Den passenden Zeitraum wählen, etwa den letzten Monat.
3. Bei jeder Bestellung auf „Rechnung“ klicken und das PDF herunterladen.
4. Fehlt der Download-Link, den Marketplace-Händler über „Verkäufer kontaktieren“ um eine Rechnung bitten.
5. Alle PDFs ablegen, umbenennen und an Buchhaltung oder Steuerberater weitergeben.

Für eine Handvoll Bestellungen ist das machbar. Bei zwanzig, fünfzig oder mehr Bestellungen pro Monat – oder mehreren Konten – wird daraus schnell zeitraubende Fleißarbeit, die sich jeden Monat wiederholt. Und sie ist fehleranfällig: Ein übersehener Beleg fällt oft erst auf, wenn der Steuerberater nachfragt oder die Umsatzsteuervoranmeldung ansteht.

Amazon Business: eine Teillösung

Wer geschäftlich bestellt, sollte ein Amazon-Business-Konto nutzen. Dort sind Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer der Standard, und mehrere Nutzer lassen sich über ein zentrales Konto verwalten. Das löst allerdings nur einen Teil des Problems: Die Belege liegen weiterhin im Amazon-Portal und müssen von dort in Ihre Ablage und Ihre Buchhaltungssoftware gelangen. Der Download selbst bleibt Handarbeit – es sei denn, Sie automatisieren ihn.

Amazon-Rechnungen automatisch herunterladen: So funktioniert die Automatisierung

Der zuverlässigste Weg, Amazon-Rechnungen automatisch herunterzuladen, ist eine Software, die sich mit Ihrem Amazon-Konto verbindet und neue Belege selbstständig abholt. Das Prinzip: Sie hinterlegen Ihre Zugangsdaten einmalig, die Software prüft regelmäßig auf neue Bestellungen und lädt die zugehörigen Rechnungs-PDFs herunter – ohne dass jemand daran denken muss.

Ein Beispiel für einen solchen Dienst ist InvoiceCollect, ein Produkt der Kiwimo-Product GmbH aus Köln. Die Software holt Eingangsrechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen ab – neben Amazon etwa auch Google Ads, Telekom, Stripe oder PayPal. Das ist besonders für Unternehmen relevant, bei denen Amazon nur eines von vielen Portalen ist: Wer erst Amazon automatisiert und anschließend trotzdem fünf weitere Anbieter-Portale einzeln aufrufen muss, hat wenig gewonnen.

Was eine gute Lösung zusätzlich leisten sollte

Der reine Download ist nur der erste Schritt. Achten Sie darauf, dass die Lösung auch die Weiterverarbeitung abdeckt:

• Zuordnung zu Lieferanten und Zahlungen: Jede Rechnung sollte automatisch dem richtigen Lieferanten und idealerweise der passenden Kontoabbuchung zugeordnet werden. So sehen Sie sofort, zu welcher Abbuchung noch ein Beleg fehlt.
• Mehrere Belegquellen: Rechnungen kommen nicht nur aus Portalen, sondern auch per E-Mail und in Papierform. Sinnvoll ist eine Lösung, die zusätzlich E-Mail-Postfächer überwacht und Papierbelege per Scan-App erfasst – so liegt alles an einem Ort.
• Export in die Buchhaltung: Die gesammelten Belege sollten sich an gängige Buchhaltungssoftware wie DATEV, sevDesk oder Lexoffice übergeben lassen – oder direkt an den Steuerberater.
• Sichere Aufbewahrung: Die Belege müssen unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt werden, damit die Ablage den Anforderungen der GoBD genügt.

Rechtssicher ablegen: GoBD und E-Rechnung im Blick behalten

Wer Amazon-Rechnungen automatisiert abholt, sollte auch die Ablage sauber organisieren. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden – ein Ausdruck im Ordner genügt nicht als Original. Die GoBD verlangen unter anderem, dass Belege unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden und über die gesamte Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben. Eine strukturierte digitale Belegablage, in der jede Rechnung dem Lieferanten und dem Zahlungsvorgang zugeordnet ist, erfüllt diese Anforderungen deutlich leichter als ein loser PDF-Ordner auf dem Desktop.

Hinzu kommt ein Thema, das den Rechnungseingang insgesamt betrifft: Seit 2025 gilt in Deutschland schrittweise die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Was das konkret für den Empfang von Rechnungen bedeutet und wie Sie sich vorbereiten, lesen Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht ab 2025 für kleine und mittlere Unternehmen. Kurz gesagt: Wer seinen Rechnungseingang ohnehin digitalisiert, profitiert doppelt – die Amazon-Belege sind automatisch da, und der Prozess ist für strukturierte elektronische Rechnungen gerüstet.

Umgang mit Marketplace-Rechnungen

Ein Hinweis zu den Marketplace-Händlern: Prüfen Sie stichprobenartig, ob deren Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten – vollständige Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer und ausgewiesene Umsatzsteuer. Fehlt etwas, fordern Sie eine korrigierte Rechnung an, bevor Sie den Vorsteuerabzug geltend machen. Eine automatisierte Belegabholung hilft auch hier: Sie sehen früh im Monat, welche Belege vorliegen, und haben Zeit, fehlende oder fehlerhafte Rechnungen nachzufordern – statt kurz vor dem Abgabetermin in Hektik zu geraten.

Vom Download zum Monatsabschluss: der automatisierte Ablauf in der Praxis

Wie sieht der Rechnungseingang aus, wenn die Automatisierung eingerichtet ist? In der Praxis läuft er so ab:

1. Abholung: Neue Amazon-Rechnungen – und Belege aus anderen angebundenen Portalen – werden automatisch heruntergeladen, sobald sie verfügbar sind.
2. Zuordnung: Die Software ordnet jede Rechnung dem Lieferanten und der passenden Kontoabbuchung zu. Offene Positionen ohne Beleg sind auf einen Blick sichtbar.
3. Ergänzung: Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden aus dem Postfach übernommen; Papierbelege erfassen Sie per Scan-App. Alles landet in einer zentralen, GoBD-konformen Ablage.
4. Export: Zum Monatsende übergeben Sie die vollständigen Belege gesammelt an Ihre Buchhaltungssoftware oder direkt an den Steuerberater – ohne Nachfragen, ohne Suchaktionen.

Der Unterschied zum manuellen Vorgehen liegt weniger in den einzelnen Schritten als in der Verlässlichkeit: Der Prozess läuft jeden Monat gleich ab – unabhängig davon, wer gerade im Urlaub ist oder wie viel sonst zu tun ist. Bei InvoiceCollect ist der Einstieg bewusst niedrigschwellig gehalten: Die Software ist kostenlos testbar, monatlich kündbar und startet bei 24,99 € netto pro Monat. So können Sie ohne Risiko prüfen, ob die Automatisierung zu Ihrem Belegaufkommen passt.

Amazon-Rechnungen von Hand zusammenzusuchen ist eine wiederkehrende Aufgabe ohne Mehrwert – und sie lässt sich vollständig automatisieren. Wer eine Software einsetzt, die Belege aus Amazon und anderen Online-Portalen selbstständig abholt, Lieferanten und Zahlungen zuordnet und GoBD-konform ablegt, gewinnt jeden Monat Zeit und schließt Lücken beim Vorsteuerabzug. Der beste Zeitpunkt für die Umstellung ist vor dem nächsten Monatsabschluss: Einmal eingerichtet, verschwindet die monatliche Suche dauerhaft.