Pflichtangaben auf Rechnungen: Checkliste für den Rechnungseingang

Ob Lieferantenrechnung, Software-Abo oder Werbekosten: Jede Eingangsrechnung muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen, damit Sie die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen können. Die gesetzliche Grundlage dafür ist § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Er listet auf, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss – und diese Liste sollte jeder kennen, der Rechnungen entgegennimmt und verbucht.

Dieser Beitrag liefert Ihnen eine praxistaugliche Pflichtangaben-Checkliste für Rechnungen, erklärt die Sonderregeln für Kleinbetragsrechnungen, zeigt typische Fehler aus dem Alltag und beschreibt, wie Sie die Prüfung im Rechnungseingang so organisieren, dass sie nicht zur Dauerbaustelle wird.

Pflichtangaben auf Rechnungen: Die Checkliste nach § 14 UStG

Für Rechnungen über 250 Euro brutto schreibt § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben vor. Gehen Sie diese Punkte bei jeder Eingangsrechnung durch:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers – also Ihres Lieferanten oder Dienstleisters.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers – Ihr Unternehmen, korrekt geschrieben. Eine Rechnung an die Privatadresse des Geschäftsführers ist ein häufiger Stolperstein.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Eine der beiden Nummern genügt.
4. Ausstellungsdatum der Rechnung.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer – eine eindeutige Nummer, die der Aussteller nur einmal vergibt.
6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung. „Beratungsleistungen“ allein genügt in der Regel nicht; die Leistung muss identifizierbar beschrieben sein.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Die Angabe des Kalendermonats genügt; fällt der Leistungszeitpunkt mit dem Rechnungsdatum zusammen, reicht ein entsprechender Hinweis.
8. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto oder Rabatt, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind.
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass eine solche gilt.
10. Besondere Hinweise in Sonderfällen, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ beim Reverse-Charge-Verfahren oder der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen.

Diese Liste eignet sich als Prüfschema am Arbeitsplatz oder in Ihrer Buchhaltungssoftware. Entscheidend ist, dass sie konsequent angewendet wird – bei jeder Rechnung, nicht nur bei großen Beträgen.

Kleinbetragsrechnungen: Erleichterungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Hier genügen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
• Bruttobetrag sowie der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Eine Rechnungsnummer, der Name des Empfängers und der gesonderte Ausweis des Steuerbetrags sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich. Das betrifft in der Praxis viele Kassenbons, Tankquittungen und Bewirtungsbelege. Wichtig: Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag der gesamten Rechnung – nicht auf einzelne Positionen.

Typische Fehler im Rechnungseingang – und welche Folgen sie haben

In der Praxis scheitern Rechnungen selten an exotischen Details, sondern an wiederkehrenden Mustern. Diese Fehler sollten Sie kennen:

Falscher oder unvollständiger Empfänger

Gerade bei Online-Diensten ist als Rechnungsempfänger schnell ein Mitarbeitername oder eine veraltete Firmenanschrift hinterlegt. Ist der Leistungsempfänger nicht eindeutig Ihr Unternehmen, gefährdet das den Vorsteuerabzug. Prüfen Sie bei neuen Lieferanten und Portalen einmal gründlich die hinterlegten Firmendaten – das erspart spätere Korrekturanfragen.

Fehlender Leistungszeitraum

Besonders bei Abo-Rechnungen und Dienstleistungen fehlt häufig die Angabe, wann die Leistung erbracht wurde. Steht auf der Rechnung nur ein Ausstellungsdatum, ohne dass erkennbar ist, dass es dem Leistungszeitpunkt entspricht, ist die Rechnung formal unvollständig.

Ungenaue Leistungsbeschreibung

Pauschalbezeichnungen wie „Dienstleistungen laut Absprache“ genügen den Anforderungen nicht. Aus der Rechnung muss erkennbar sein, welche Leistung abgerechnet wurde. Fordern Sie in solchen Fällen eine präzisierte Rechnung an.

Fehlende Rechnungen aus Online-Portalen

Ein Sonderfall, der streng genommen kein Formfehler ist, aber dieselbe Folge hat: Die Rechnung liegt gar nicht vor. Viele Anbieter wie Amazon, Google Ads oder Stripe versenden Rechnungen nicht per E-Mail, sondern stellen sie nur im Kundenportal bereit. Wer sie nicht abholt, hat am Monatsende Abbuchungen auf dem Konto, aber keine Belege dazu. Wie Sie das konkret lösen, zeigen die Ratgeber zum Thema Amazon-Rechnungen automatisch herunterladen und Google-Ads-Rechnungen finden und in die Buchhaltung übernehmen.

Was tun, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Stellen Sie bei der Prüfung fest, dass eine Eingangsrechnung unvollständig ist, gilt eine einfache Regel: nicht selbst korrigieren, sondern beim Aussteller eine berichtigte Rechnung anfordern. Nur der Rechnungsaussteller darf eine Rechnung berichtigen oder ergänzen. Handschriftliche Ergänzungen durch den Empfänger heilen den Mangel nicht.

Praktisch bewährt hat sich ein zweistufiges Vorgehen:

• Sofort reklamieren: Je frischer die Rechnung, desto schneller reagiert der Lieferant erfahrungsgemäß. Eine kurze E-Mail mit dem konkret fehlenden Punkt genügt meist.
• Offene Fälle nachhalten: Führen Sie eine Liste der angeforderten Korrekturen und prüfen Sie vor dem Monatsabschluss, ob alle berichtigten Rechnungen eingegangen sind. Andernfalls geraten unvollständige Belege in die Buchhaltung und fallen womöglich erst bei einer Betriebsprüfung auf.

Bei Online-Portalen können Sie fehlerhafte Stammdaten oft selbst korrigieren – etwa die hinterlegte Firmenanschrift oder die USt-IdNr. im Kundenkonto. Anschließend lässt sich in vielen Portalen die Rechnung neu generieren.

E-Rechnung und GoBD: Formale Prüfung ist nur der Anfang

Die Pflichtangaben sind das inhaltliche Fundament – daneben spielen Format und Aufbewahrung eine wachsende Rolle. Seit 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen schrittweise eingeführt: Sie müssen als Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen (etwa in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten dabei unverändert, sie stecken dann in den strukturierten Daten der Rechnung. Was das konkret für Ihren Rechnungseingang bedeutet, erläutert der Beitrag zur E-Rechnungspflicht ab 2025 für kleine und mittlere Unternehmen.

Hinzu kommt die GoBD-konforme Aufbewahrung: Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Eine geprüfte Rechnung, die anschließend in einem lokalen Download-Ordner verschwindet, erfüllt diese Anforderungen nicht.

Rechnungsprüfung in den Arbeitsablauf einbauen

Die beste Checkliste nützt wenig, wenn Rechnungen verstreut in E-Mail-Postfächern, Kundenportalen und Papierstapeln liegen. Ein strukturierter Rechnungseingang sieht in der Praxis so aus:

1. Sammeln: Alle Eingangsrechnungen laufen an einer Stelle zusammen – aus E-Mails, aus Online-Portalen und vom Papierbeleg per Scan.
2. Prüfen: Jede Rechnung durchläuft die Pflichtangaben-Checkliste; unvollständige Belege werden sofort reklamiert.
3. Zuordnen: Die Rechnung wird dem Lieferanten und idealerweise der passenden Kontoabbuchung zugeordnet. So fällt auch auf, wenn zu einer Abbuchung gar kein Beleg existiert.
4. Ablegen und übergeben: Die geprüfte Rechnung wandert in ein revisionssicheres Archiv und von dort an die Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater.

Gerade den ersten Schritt können Sie weitgehend automatisieren. Software wie InvoiceCollect lädt Eingangsrechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen herunter – darunter Amazon, Telekom, Google Ads, Stripe und PayPal –, erfasst Rechnungen aus E-Mail-Postfächern und per Scan-App, ordnet sie Lieferanten und Kontoabbuchungen zu und exportiert sie an Buchhaltungslösungen wie DATEV, sevDesk oder Lexoffice oder direkt an den Steuerberater. Das nimmt Ihnen das Zusammensuchen ab, sodass sich Ihre Prüfarbeit auf das konzentriert, was Software nicht entscheiden kann: ob die Angaben inhaltlich stimmen.

Ein Nebeneffekt der zentralen Sammlung: Wiederkehrende Formfehler bestimmter Lieferanten fallen schneller auf, weil alle Rechnungen desselben Absenders beieinanderliegen. Eine einmalige Korrektur der Stammdaten beim Anbieter löst dann oft das Problem für alle künftigen Rechnungen.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG sind gut überschaubar: zehn Punkte für reguläre Rechnungen, vier für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Wer sie als feste Checkliste im Rechnungseingang verankert, sichert den Vorsteuerabzug und vermeidet unangenehme Überraschungen bei der Betriebsprüfung. Der aufwendigste Teil ist meist nicht die Prüfung selbst, sondern das Zusammentragen der Belege aus Portalen, Postfächern und Papierstapeln – genau hier setzt Automatisierung an. Mit einem Werkzeug wie InvoiceCollect landen alle Eingangsrechnungen automatisch an einem Ort, GoBD-konform abgelegt und bereit für den Export an die Buchhaltung oder den Steuerberater. Sie können die Lösung kostenlos testen – monatlich kündbar, ab 24,99 € netto pro Monat.