Die E-Rechnungspflicht 2025 geht auf das Wachstumschancengesetz zurück. Der Kern der Neuregelung: Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) wird die elektronische Rechnung in einem strukturierten Format schrittweise zum Standard. Während für das Ausstellen von E-Rechnungen Übergangsfristen gelten, ist die Pflicht zum Empfang bereits seit dem 1. Januar 2025 in Kraft – ohne Übergangszeitraum und ohne Ausnahme für kleine Unternehmen.
Gerade beim Rechnungsempfang entsteht damit Handlungsbedarf, der häufig unterschätzt wird. Denn eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz. Wer seine Eingangsrechnungen bisher ausdruckt, in Ordnern ablegt oder aus zahlreichen Online-Portalen zusammensucht, sollte den Prozess jetzt neu aufsetzen. Dieser Beitrag erklärt, was rechtlich gilt, welche Formate Sie kennen sollten und wie Sie den Eingangsprozess so gestalten, dass er auch mit E-Rechnungen reibungslos funktioniert.
Was die E-Rechnungspflicht 2025 konkret regelt
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Definition der elektronischen Rechnung in § 14 UStG neu gefasst. Eine E-Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: die XRechnung (ein reiner XML-Datensatz) und ZUGFeRD ab Version 2.x (ein Hybridformat, das ein sichtbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert).
Wichtig für die Einordnung: Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern – ebenso wie die Papierrechnung – als „sonstige Rechnung“. In der Übergangszeit bleiben solche Rechnungen zulässig, sie erfüllen jedoch nicht die neue Definition.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist – auch für Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen.
- Bis Ende 2026: Für das Ausstellen dürfen Unternehmen übergangsweise weiterhin Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Formate wie einfache PDFs verwenden.
- Bis Ende 2027: Diese Übergangsregelung verlängert sich für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr. Auch Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben bis dahin mit Zustimmung des Empfängers möglich.
- Ab 2028: Die E-Rechnung ist im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich verpflichtend.
Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise – hier bleiben Papier und einfache elektronische Formate weiterhin erlaubt. Kleinunternehmer nach § 19 UStG wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen; empfangen können müssen sie E-Rechnungen jedoch ebenfalls.
Empfangspflicht: Was Sie ab sofort sicherstellen müssen
Die gute Nachricht zuerst: Für den Empfang schreibt der Gesetzgeber keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Ein E-Mail-Postfach, über das Sie XML-Dateien oder ZUGFeRD-PDFs annehmen können, genügt formal als Empfangskanal. Sie dürfen den Empfang einer ordnungsgemäßen E-Rechnung nicht mit der Begründung ablehnen, das Format nicht verarbeiten zu können.
In der Praxis reicht das bloße Vorhandensein eines Postfachs allerdings nicht aus. Drei Punkte sollten Sie klären:
1. Können Sie E-Rechnungen lesen und prüfen?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei – wer sie ohne passende Software öffnet, sieht nur Code. Sie benötigen daher ein Werkzeug, das die strukturierten Daten lesbar darstellt, damit Sie Rechnungsinhalte wie Beträge, Steuersätze und Leistungsbeschreibungen prüfen können. Welche Angaben eine Rechnung generell enthalten muss, haben wir im Beitrag zu den Pflichtangaben auf Rechnungen zusammengefasst – diese Anforderungen gelten für E-Rechnungen unverändert.
2. Ist Ihre Ablage GoBD-konform?
E-Rechnungen müssen elektronisch und unverändert im Originalformat aufbewahrt werden. Der strukturierte Datensatz ist das steuerlich maßgebliche Original – ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF ersetzt ihn nicht. Die GoBD verlangen zudem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer. Eine lose Ablage im E-Mail-Postfach oder in Ordnerstrukturen auf dem Desktop wird diesen Anforderungen kaum gerecht.
3. Ist der Vorsteuerabzug abgesichert?
Sobald für einen Umsatz eine E-Rechnung verpflichtend ist, berechtigt grundsätzlich nur diese zum Vorsteuerabzug. Wer bereits in der Übergangszeit saubere Prozesse für Empfang, Prüfung und Archivierung aufbaut, vermeidet später Diskussionen mit dem Finanzamt.
Die eigentliche Herausforderung: Rechnungen kommen von überall
Die E-Rechnungspflicht trifft auf eine Realität, in der Eingangsrechnungen längst über viele Kanäle eintreffen: als Anhang per E-Mail, als Download in Kundenportalen von Amazon, Telekom, Google Ads, Stripe oder PayPal, gelegentlich noch auf Papier. Mit der zusätzlichen Formatvielfalt – XRechnung, ZUGFeRD, PDF, Papier – wird der Rechnungseingang eher unübersichtlicher, wenn kein zentraler Prozess existiert.
Sinnvoll ist deshalb ein einziger, klar definierter Sammelpunkt für alle Eingangsrechnungen. Genau hier setzen Lösungen zur automatisierten Rechnungsbeschaffung an. Ein Beispiel ist InvoiceCollect, eine Software der Kiwimo-Product GmbH aus Köln: Sie lädt Eingangsrechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen herunter, liest angebundene E-Mail-Postfächer aus, nimmt Papierbelege per Scan-App entgegen und ordnet alles den passenden Lieferanten und Kontoabbuchungen zu. So landen strukturierte E-Rechnungen und klassische Belege am selben Ort – zugeordnet und sicher aufbewahrt.
Der Nutzen eines zentralen Rechnungseingangs zeigt sich vor allem im Monatsabschluss: Statt Belege aus vielen Portalen zusammenzusuchen, liegen sie vollständig vor und können gesammelt an die Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater übergeben werden. Wie sich Durchlaufzeiten dadurch verkürzen lassen, beschreibt der Beitrag Rechnungsbearbeitung automatisieren und Zahlungen beschleunigen ausführlicher.
So bereiten Sie Ihren Rechnungseingang Schritt für Schritt vor
Schritt 1: Eingangskanäle inventarisieren
Verschaffen Sie sich einen Überblick, woher Ihre Rechnungen tatsächlich kommen: Welche Lieferanten senden per E-Mail? Welche stellen Rechnungen nur in Portalen bereit? Wer liefert noch Papier? Diese Liste ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen – und gerade bei Unternehmen mit vielen Online-Tools und Abo-Diensten oft überraschend lang.
Schritt 2: Zentrale Eingangsadresse festlegen
Richten Sie ein dediziertes Postfach für Eingangsrechnungen ein (etwa rechnung@ihrunternehmen.de) und kommunizieren Sie es aktiv an Ihre Lieferanten. So verhindern Sie, dass E-Rechnungen in persönlichen Postfächern von Mitarbeitenden untergehen.
Schritt 3: Visualisierung und Prüfung sicherstellen
Sorgen Sie dafür, dass XML-basierte Rechnungen für die sachliche Prüfung lesbar dargestellt werden – entweder über Ihre Buchhaltungssoftware oder über ein vorgelagertes Rechnungseingangs-Tool.
Schritt 4: Archivierung regeln
Legen Sie fest, wo E-Rechnungen im Originalformat über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg unveränderbar gespeichert werden. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Ihre Lösung die GoBD-Anforderungen erfüllt.
Schritt 5: Übergabe an die Buchhaltung automatisieren
Definieren Sie, wie Belege in Ihre Buchhaltung gelangen – idealerweise per Schnittstelle statt von Hand. InvoiceCollect exportiert gesammelte Rechnungen beispielsweise direkt an DATEV, sevDesk oder Lexoffice oder übergibt sie an den Steuerberater; das reduziert Medienbrüche und Erfassungsfehler. Ob Sie Ihre Buchhaltung darüber hinaus selbst führen oder weitgehend automatisieren, hängt von Ihrer Situation ab – entscheidend ist, dass die Belege vollständig und prüfbar vorliegen.
Häufige Missverständnisse rund um die E-Rechnungspflicht
„Ein PDF per E-Mail ist doch eine E-Rechnung.“ Nein. Seit 2025 zählt ein einfaches PDF zu den sonstigen Rechnungen. Nur strukturierte Formate nach EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x – erfüllen die neue Definition.
„Als kleines Unternehmen betrifft mich das erst 2027.“ Die verlängerte Frist bis Ende 2027 gilt nur für das Ausstellen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 – unabhängig von Ihrem Umsatz.
„Ich drucke die E-Rechnung einfach aus und hefte sie ab.“ Der Ausdruck ersetzt das Original nicht. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz selbst – unverändert und maschinell auswertbar.
„Privatkunden bekommen jetzt auch XML-Rechnungen.“ Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Für Rechnungen an Privatpersonen ändert sich nichts.
Wer diese Punkte kennt, kann die Umstellung gelassen angehen. Der Aufwand ist überschaubar, wenn der Rechnungseingang einmal sauber strukturiert ist – und ein zentral organisierter Prozess kann den Monatsabschluss zusätzlich erleichtern, weil das Zusammensuchen von Belegen entfällt.
Die E-Rechnungspflicht 2025 ist beim Rechnungsempfang keine Zukunftsfrage, sondern seit dem 1. Januar geltendes Recht: Jedes Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen annehmen, lesen und im Originalformat GoBD-konform aufbewahren können. Wer jetzt einen zentralen Eingangsprozess aufsetzt – mit definierter Eingangsadresse, automatischer Belegbeschaffung aus Portalen und E-Mail-Postfächern sowie direkter Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater – erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern spart bei jedem Monatsabschluss Zeit. Werkzeuge wie InvoiceCollect können diesen Prozess weitgehend automatisieren und lassen sich kostenlos testen, bevor Sie sich festlegen.
