Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege: Was Sie wie lange aufheben müssen – und was weg darf

Kaum ein Thema sorgt in kleinen und mittleren Unternehmen für so viele Rückfragen wie die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Das liegt auch daran, dass sich die Rechtslage geändert hat: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege – und damit für die meisten Rechnungen – von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für andere Unterlagen gelten jedoch weiterhin längere Fristen, und wer zu früh entsorgt, riskiert Probleme bei der Betriebsprüfung.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fristen für welche Dokumente gelten, wie Sie den Fristbeginn korrekt berechnen, was bei digitaler Aufbewahrung zu beachten ist – und wie Sie Ihre Ablage so organisieren, dass Sie nie wieder überlegen müssen, ob ein Beleg schon entsorgt werden darf.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen: Diese Fristen gelten aktuell

Die gesetzlichen Grundlagen finden sich vor allem in § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), für Rechnungen zusätzlich in § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG). Vereinfacht lassen sich drei Gruppen unterscheiden:

• 8 Jahre: Buchungsbelege. Dazu zählen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und alle anderen Unterlagen, die einer Buchung zugrunde liegen. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz gilt für alle Fristen, die am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen waren – auch ältere Rechnungen profitieren also davon.
• 10 Jahre: Bücher und Abschlüsse. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden.
• 6 Jahre: Geschäftsbriefe. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, also geschäftliche Korrespondenz ohne Belegcharakter – etwa Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, Auftragsbestätigungen oder Reklamationsschreiben.

Wichtig für die Praxis: Eine Rechnung ist fast immer ein Buchungsbeleg und fällt damit unter die Acht-Jahres-Frist. Erfüllt ein Dokument allerdings mehrere Funktionen – etwa ein Vertrag, der zugleich als Dauerrechnung dient –, gilt im Zweifel die längere Frist. Wer unsicher ist, ist mit der längeren Aufbewahrung auf der sicheren Seite, zumal eine digitale Ablage kaum Platz kostet.

Wann beginnt die Frist – und wann endet sie wirklich?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, die letzte Eintragung in die Bücher erfolgte oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom März 2025 dürfen Sie frühestens nach dem 31. Dezember 2033 entsorgen – die Frist läuft ab Ende 2025 acht volle Jahre.

Bei Jahresabschlüssen verschiebt sich der Fristbeginn häufig nach hinten: Wird der Abschluss für 2024 erst im Laufe des Jahres 2025 aufgestellt, beginnt die Zehn-Jahres-Frist erst mit Ablauf des Jahres 2025.

Die Ablaufhemmung: Warum sich Fristen verlängern können

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Läuft eine Betriebsprüfung, ist ein Einspruchsverfahren offen oder wurde eine Steuererklärung sehr spät abgegeben, müssen Sie die betroffenen Belege über die reguläre Frist hinaus aufbewahren. Entsorgen Sie deshalb nie Unterlagen, die in einem laufenden Verfahren noch eine Rolle spielen könnten – auch wenn die rechnerische Frist bereits abgelaufen ist.

Papier oder digital: So bewahren Sie Rechnungen richtig auf

Die gute Nachricht: Sie müssen Papierrechnungen nicht im Original aufheben. Zulässig ist das ersetzende Scannen – Sie digitalisieren den Papierbeleg bildlich und vollständig und dürfen das Original anschließend vernichten, sofern keine anderen Vorschriften die Aufbewahrung des Originals verlangen (etwa bei notariellen Urkunden oder anderen Dokumenten, deren Beweiskraft am Original hängt). Die Anforderungen daran beschreiben die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form. Was das konkret bedeutet, lesen Sie im Beitrag zur GoBD-konformen Belegablage von Eingangsrechnungen.

Für elektronisch empfangene Rechnungen gilt der umgekehrte Grundsatz: Sie müssen im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Eine PDF-Rechnung auszudrucken und nur das Papier abzuheften, genügt nicht. Mit der E-Rechnungspflicht seit 2025 gewinnt das zusätzlich an Gewicht: Bei strukturierten E-Rechnungen ist der maschinenlesbare Datensatz das aufbewahrungspflichtige Original – nicht die Ansicht, die Sie am Bildschirm sehen.

Über die gesamte Frist hinweg müssen Belege unveränderbar, vollständig, geordnet und jederzeit lesbar bleiben. Ein E-Mail-Postfach oder ein lokaler Ordner auf dem Rechner erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht: Dateien lassen sich dort überschreiben oder löschen, und nach einem Postfachwechsel sind Belege schnell verloren. Sinnvoller ist ein System, das Rechnungen zentral sammelt und sicher ablegt. Anbieter wie InvoiceCollect haben sich auf genau diesen Schritt spezialisiert: Die Software lädt Eingangsrechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen wie Amazon, Telekom oder Stripe sowie aus E-Mail-Postfächern herunter, bewahrt sie sicher auf und ordnet sie Lieferanten und Kontoabbuchungen zu.

Was darf weg – und was Sie besser behalten

Nach Ablauf der Frist dürfen Sie Unterlagen vernichten – bei personenbezogenen Daten sollten Sie das aus Datenschutzgründen sogar tun. Für den jährlichen Aufräumtermin hilft eine einfache Prüfreihenfolge:

1. Fristart bestimmen: Handelt es sich um einen Buchungsbeleg (8 Jahre), einen Geschäftsbrief (6 Jahre) oder um Bücher und Abschlüsse (10 Jahre)?
2. Fristbeginn berechnen: Ende des Kalenderjahres der Ausstellung bzw. der letzten Eintragung.
3. Ablaufhemmung prüfen: Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein anderes Verfahren, das die Unterlagen betrifft? Dann bleibt alles liegen.
4. Eigennutzen abwägen: Manche Unterlagen sind über die gesetzliche Frist hinaus wertvoll – etwa Rechnungen zu Anlagegütern mit langer Nutzungsdauer, Garantie- und Gewährleistungsunterlagen oder noch laufende Verträge.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind reine Werbesendungen, unverbindliche Angebote ohne Auftragsfolge oder interne Notizen ohne Buchungsbezug. Vorsicht dagegen bei allem, was für den Vorsteuerabzug relevant ist: Fehlt bei einer Prüfung die Rechnung zu einer geltend gemachten Vorsteuer, kann das Finanzamt den Abzug streichen. Warum das teuer werden kann, erklärt der Beitrag Vorsteuerabzug ohne Rechnung.

Häufiger Irrtum: „Der Steuerberater hebt das doch auf“

Die Aufbewahrungspflicht trifft Sie als Unternehmen, nicht Ihre Steuerkanzlei. Auch wenn der Steuerberater Belege digital verbucht, sind Sie dafür verantwortlich, dass die Originale – ob Papier oder Datei – über die gesamte Frist verfügbar bleiben. Klären Sie deshalb, wo Ihre Belege dauerhaft liegen und wer im Zweifel Zugriff darauf hat.

Aufbewahrung praktisch organisieren: Vom Sammeln bis zum Löschen

Die Fristen einzuhalten ist am Ende weniger eine juristische als eine organisatorische Aufgabe. Drei Bausteine haben sich bewährt:

1. Vollständig sammeln. Die größte Lücke entsteht nicht beim Archivieren, sondern beim Erfassen: Rechnungen aus Kundenportalen von Google Ads, Amazon oder PayPal werden oft gar nicht erst heruntergeladen und fehlen dann Jahre später bei der Prüfung. Eine automatische Abholung – etwa durch InvoiceCollect, das solche Portalrechnungen selbstständig herunterlädt und mit Kontoabbuchungen abgleicht – schließt diese Lücke, bevor sie entsteht. Achten Sie beim Erfassen auch darauf, dass die Belege formal in Ordnung sind; die Checkliste der Pflichtangaben auf Rechnungen hilft dabei.

2. Zentral und unveränderbar ablegen. Ein einziger, GoBD-konformer Ablageort statt verstreuter Ordner, Postfächer und Schuhkartons. So finden Sie jeden Beleg auch nach Jahren in kurzer Zeit – und bleiben bei einer Prüfung gelassen.

3. Fristen dokumentieren und jährlich ausmisten. Legen Sie einen festen Termin im Jahr fest, an dem Sie abgelaufene Jahrgänge prüfen und vernichten. Bei Papier gehört dazu die datenschutzgerechte Entsorgung, bei digitalen Beständen das nachvollziehbare Löschen. Dokumentieren Sie, was wann vernichtet wurde – das schafft Klarheit, falls später Fragen auftauchen.

Wer diese drei Schritte einmal sauber aufsetzt, muss sich im Alltag kaum noch um Aufbewahrungsfristen kümmern: Neue Rechnungen landen automatisch im Archiv, alte verlassen es kontrolliert.

Für die meisten Rechnungen gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, für Bücher und Jahresabschlüsse bleiben es zehn, für Geschäftsbriefe sechs. Entscheidend sind der korrekte Fristbeginn zum Jahresende, die mögliche Ablaufhemmung bei laufenden Verfahren und eine Ablage, die Belege unveränderbar und auffindbar hält. Wer den Rechnungseingang automatisiert – vom Portal-Download bis zur sicheren Archivierung –, erfüllt die Fristen nebenbei statt mit jährlichem Kraftakt. InvoiceCollect können Sie dafür kostenlos testen, das Abo ist monatlich kündbar.