Belege an DATEV Unternehmen online übergeben: So kommen Ihre Eingangsrechnungen automatisch zum Steuerberater

Viele kleine und mittlere Unternehmen kennen die monatliche Routine: Der Steuerberater bittet um die Belege, und das Zusammensuchen beginnt – PDF-Anhänge aus E-Mails heraussuchen, Rechnungen aus Online-Portalen herunterladen, alles sortieren und schließlich in DATEV Unternehmen online hochladen. Das funktioniert, kostet aber jeden Monat Stunden, die an anderer Stelle fehlen.

Die gute Nachricht: Der Weg vom Beleg zum Steuerberater lässt sich weitgehend automatisieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Upload-Möglichkeiten DATEV Unternehmen online bietet, warum das Hochladen selbst meist nicht das Problem ist – und wie Sie den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Übergabe neu aufsetzen.

Was DATEV Unternehmen online für die Belegübergabe leistet

DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Plattform, über die viele Steuerkanzleien in Deutschland mit ihren Mandanten zusammenarbeiten. Das Grundprinzip: Sie stellen Ihre Belege digital in die Plattform ein, Ihre Kanzlei greift direkt darauf zu und verbucht die Vorgänge. Der Pendelordner mit Papierbelegen entfällt, und beide Seiten arbeiten mit demselben digitalen Belegbestand.

Für Sie als Mandant hat das handfeste Vorteile: Belege gehen nicht mehr auf dem Postweg verloren, Rückfragen lassen sich direkt am digitalen Dokument klären, und die Buchführung kann laufend statt stoßweise erfolgen. Voraussetzung ist, dass Ihre Kanzlei Ihnen einen Zugang zu DATEV Unternehmen online einrichtet – das übernimmt in der Regel der Steuerberater.

Wie die digitale Zusammenarbeit mit der Kanzlei grundsätzlich funktioniert – auch jenseits von DATEV –, haben wir im Beitrag Belege digital an den Steuerberater übergeben ausführlich beschrieben.

DATEV Unternehmen online: Belege hochladen – diese Wege gibt es

Für den eigentlichen Upload bietet DATEV mehrere Wege an, die sich je nach Belegaufkommen und Arbeitsweise unterschiedlich gut eignen:

Manueller Upload im Browser

Der klassische Weg: Sie melden sich in DATEV Unternehmen online an, öffnen den Bereich für Belege und laden PDF- oder Bilddateien per Drag-and-drop oder Dateiauswahl hoch. Das ist unkompliziert, setzt aber voraus, dass alle Belege bereits gesammelt als Dateien auf Ihrem Rechner liegen. Bei wenigen Belegen im Monat völlig ausreichend – bei Dutzenden Rechnungen aus verschiedenen Quellen wird es mühsam.

Scan per Smartphone-App

Für Papierbelege wie Tankquittungen oder Bewirtungsbelege bietet DATEV eine mobile App, mit der Sie Belege fotografieren und direkt in die Plattform übertragen. Das ist praktisch für unterwegs, hilft aber nicht bei den vielen digitalen Rechnungen, die heute per E-Mail oder in Online-Portalen ankommen.

Upload per E-Mail

Belege lassen sich auch an eine dafür eingerichtete E-Mail-Adresse senden, von der aus sie in DATEV Unternehmen online landen. Das hilft bei Rechnungen, die ohnehin im Postfach eingehen – erfordert aber Disziplin: Jede Rechnung muss erkannt und weitergeleitet werden. Rechnungen aus Portalen, die keinen E-Mail-Versand anbieten, erreicht dieser Weg gar nicht.

Übergabe per Schnittstelle aus einer vorgelagerten Software

Der komfortabelste Weg für Unternehmen mit regelmäßigem Belegaufkommen: Eine vorgelagerte Software sammelt die Eingangsrechnungen, bereitet sie auf und übergibt sie gebündelt oder laufend an DATEV. Das manuelle Hochladen entfällt damit vollständig. Lösungen wie InvoiceCollect setzen genau hier an – die Software trägt Eingangsrechnungen automatisch zusammen und exportiert sie an die Buchhaltungssoftware oder direkt an den Steuerberater.

Der eigentliche Engpass: Belege sammeln, nicht hochladen

Wer den Prozess ehrlich betrachtet, stellt fest: Das Hochladen in DATEV Unternehmen online dauert nur wenige Minuten. Die Zeit geht vorher verloren – beim Zusammensuchen der Belege. Typische Quellen in einem kleinen Unternehmen sind heute:

• Online-Portale: Amazon, Google Ads, Telekom, Stripe, PayPal und viele weitere Anbieter stellen Rechnungen nur zum Download im Kundenkonto bereit. Jedes Portal bedeutet: einloggen, Rechnung suchen, herunterladen.
• E-Mail-Postfächer: Rechnungen kommen als PDF-Anhang an – verteilt auf mehrere Postfächer, zwischen Newslettern und Projektmails.
• Papierbelege: Quittungen, Lieferscheine, Eingangspost.

Gerade die Portal-Rechnungen werden leicht vergessen, weil keine E-Mail an sie erinnert. Das Ergebnis: Beim Monatsabschluss fehlen Belege, der Steuerberater fragt nach, und ohne Rechnung steht im Zweifel sogar der Vorsteuerabzug infrage. Wie Sie solche Lücken systematisch aufspüren, zeigt der Beitrag Fehlende Rechnungen zu Kontoabbuchungen finden.

So automatisieren Sie den Weg vom Beleg zu DATEV

Ein automatisierter Workflow dreht die Logik um: Statt Belege einzeln zu suchen und hochzuladen, laufen sie an einer zentralen Stelle zusammen und werden von dort strukturiert übergeben. In der Praxis sieht das so aus:

Schritt 1: Alle Belegquellen anbinden

Verbinden Sie Ihre Online-Konten und E-Mail-Postfächer einmalig mit einer Belegsammel-Software. InvoiceCollect etwa lädt Eingangsrechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen herunter – darunter Amazon, Telekom, Google Ads, Stripe und PayPal – und erfasst zusätzlich Rechnungen aus E-Mail-Postfächern sowie Papierbelege per Scan-App. Wie die automatische Erkennung im Postfach funktioniert, erklärt der Beitrag Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach automatisch erfassen.

Schritt 2: Belege prüfen und zuordnen

Die gesammelten Rechnungen werden automatisch Lieferanten und Kontoabbuchungen zugeordnet. So sehen Sie auf einen Blick, zu welcher Abbuchung noch ein Beleg fehlt – und können gezielt nachfassen, bevor der Steuerberater nachfragen muss.

Schritt 3: Export an DATEV oder den Steuerberater

Sind die Belege vollständig, übergeben Sie sie gesammelt an Ihre Buchhaltungsumgebung – etwa an DATEV, sevDesk oder Lexoffice – oder direkt an Ihren Steuerberater. Statt Dutzende Dateien einzeln hochzuladen, erledigen Sie die Übergabe in einem Durchgang. Ihre Kanzlei erhält vollständige, sauber zugeordnete Belege und kann ohne Rückfragen buchen.

Schritt 4: Rhythmus festlegen

Stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab, wann die Belege spätestens vorliegen sollen – beispielsweise rechtzeitig vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Mit automatischer Sammlung lässt sich ein solcher Termin entspannt einhalten; Anregungen dazu finden Sie im Beitrag zum Thema Monatsabschluss beschleunigen.

Worauf Sie bei der Übergabe achten sollten

Einige Punkte sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit über DATEV Unternehmen online dauerhaft reibungslos läuft:

• Vollständigkeit vor Geschwindigkeit: Eine fehlende Rechnung verursacht mehr Aufwand als ein Tag Verzögerung. Prüfen Sie vor der Übergabe, ob zu allen Abbuchungen Belege vorliegen.
• Eigene Archivierungspflicht beachten: Auch wenn Belege beim Steuerberater liegen, bleiben Sie als Unternehmen für die ordnungsgemäße Aufbewahrung verantwortlich. Eine GoBD-konforme Belegablage im eigenen System ist deshalb sinnvoll – eine gute Sammelsoftware bewahrt die Originalbelege zusätzlich sicher auf.
• Keine Doppelstrukturen: Legen Sie fest, welcher Übergabeweg der verbindliche ist. Wenn manche Belege per E-Mail, andere per App und wieder andere per Software übergeben werden, entstehen Dubletten und Lücken.
• E-Rechnungen einplanen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Achten Sie darauf, dass Ihr Workflow auch diese Formate sauber erfasst und weitergibt.

Sprechen Sie den neuen Ablauf einmal mit Ihrer Kanzlei durch. Die meisten Steuerberater begrüßen es, wenn Belege vollständig, digital und pünktlich ankommen – denn auch für die Kanzlei sinkt der Aufwand spürbar.

Belege in DATEV Unternehmen online hochzuladen ist technisch kein Hindernis – der eigentliche Zeitfresser ist das Zusammensuchen der Rechnungen aus Portalen, Postfächern und Papierstapeln. Wer diesen Schritt automatisiert, übergibt dem Steuerberater jeden Monat einen vollständigen Belegbestand, statt Dateien einzeln zu suchen und hochzuladen. Werkzeuge wie InvoiceCollect sammeln Eingangsrechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen, aus E-Mail-Postfächern und per Scan-App, ordnen sie Abbuchungen zu und exportieren sie an DATEV oder direkt an die Kanzlei – kostenlos testbar und monatlich kündbar.