Controlling ist mehr als nur Zahlen jonglieren oder Tabellen ausfüllen. Es ist das Rückgrat einer vorausschauenden Unternehmensführung. Der Begriff stammt aus dem Englischen „to control“ und bedeutet im betriebswirtschaftlichen Kontext nicht „Kontrolle“ im Sinne von Überwachung, sondern „Steuerung“. Ziel ist es, das Unternehmen auf Kurs zu halten, Chancen rechtzeitig zu nutzen und Risiken zu minimieren.
Wer Controlling richtig einsetzt, erkennt nicht nur, wie sich das Unternehmen aktuell entwickelt, sondern kann auch vorhersagen, wie es sich künftig entwickeln wird – vorausgesetzt, die Datenbasis ist zuverlässig und aktuell. Und genau hier scheitern viele kleine und mittlere Unternehmen: Zahlen liegen in E-Mail-Postfächern, in PDF-Rechnungen oder in unterschiedlichen Tools verstreut. Der erste Schritt zu gutem Controlling ist deshalb eine saubere, vollständige und schnell verfügbare Datengrundlage.
Warum Controlling auch für kleine Unternehmen unverzichtbar ist
In vielen kleinen Betrieben oder bei Selbstständigen herrscht die Meinung, Controlling sei etwas für große Firmen mit eigenen Abteilungen. Tatsächlich können gerade kleine Unternehmen enorm profitieren.
Nehmen wir das Beispiel einer kleinen Agentur mit drei Angestellten: Ohne Controlling merkt sie erst am Jahresende, dass die Gewinnmarge gesunken ist – weil einzelne Projekte zu viel Zeit verschlingen, Rechnungen verspätet bezahlt werden oder Fixkosten unbemerkt steigen. Mit einfachem Controlling würde sich schon nach wenigen Monaten zeigen, dass etwa ein bestimmter Kunde systematisch verspätet zahlt oder dass die Ausgaben für bestimmte Tools deutlich gestiegen sind.
Diese Informationen sind entscheidend, um rechtzeitig gegenzusteuern – sei es durch Anpassung der Zahlungsbedingungen, neue Preisverhandlungen oder den Wechsel zu günstigeren Anbietern.
Operatives vs. strategisches Controlling
Operatives Controlling arbeitet mit aktuellen, kurzfristigen Zahlen und beantwortet Fragen wie: „Wie sieht unsere Kostenstruktur diesen Monat aus?“ oder „Welche Rechnungen sind überfällig?“ Hier geht es darum, den laufenden Betrieb effizient zu steuern. Beispiele: Soll-Ist-Vergleiche zwischen Budget und tatsächlichen Ausgaben, Analyse der Zahlungseingänge oder Ermittlung des DSO (durchschnittliche Forderungslaufzeit).
Strategisches Controlling hingegen richtet den Blick auf die langfristige Ausrichtung. Hier geht es um Marktanalysen, die Bewertung neuer Geschäftsfelder oder Investitionsentscheidungen. Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb prüft anhand von Umsatzentwicklungen und Markttrends, ob sich der Einstieg in einen neuen Servicebereich lohnt.
Für beide Arten gilt: Ohne eine verlässliche Datengrundlage sind Analysen oft unvollständig oder sogar irreführend.
Typische Probleme im Controlling-Alltag
Ein häufiger Engpass: Daten sind nicht zentral verfügbar. Rechnungen werden in verschiedenen E-Mail-Postfächern abgelegt, Quittungen liegen in Papierform in Schubladen, und offene Posten werden manuell in Excel-Listen nachgeführt. Das führt zu Verzögerungen, wenn schnelle Entscheidungen gefragt sind. Auch fehlerhafte oder veraltete Daten sind ein Risiko – ein Controlling-Bericht, der auf lückenhaften Zahlen basiert, kann falsche Handlungsentscheidungen auslösen.
Ein weiteres Problem ist der Zeitaufwand. Wer Belege manuell zusammensucht und nachträgt, verliert wertvolle Arbeitsstunden. Das ist einer der Hauptgründe, warum gerade kleine Unternehmen Controlling oft vernachlässigen.
Wie Invoice-Collect das Controlling praxisnah unterstützt
Gutes Controlling lebt von aktuellen Daten – und genau hier punktet Invoice-Collect. Die Software ruft automatisch Rechnungen und Belege aus tausenden Online-Portalen ab und speichert sie zentral. Damit entfällt das mühsame manuelle Sammeln von Dokumenten, und Sie haben jederzeit Zugriff auf die vollständigen, aktuellen Zahlen.
Nehmen wir wieder das Beispiel der kleinen Agentur: Statt am Monatsende eine Liste offener Posten mühsam zusammenzustellen, sieht der Geschäftsführer im Dashboard auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind, wie hoch der aktuelle Forderungsbestand ist und ob die Skontofristen eingehalten wurden. Diese Transparenz ermöglicht es, sofort zu handeln – beispielsweise Kunden gezielt zu erinnern, um Zahlungseingänge zu beschleunigen.
Für das strategische Controlling lässt sich auf Basis dieser Daten leicht erkennen, welche Projekte oder Kunden besonders profitabel sind und wo möglicherweise nachjustiert werden muss. So entsteht aus dem täglichen Belegfluss eine solide Entscheidungsbasis – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Fazit
Controlling ist kein reines Konzernwerkzeug, sondern ein unverzichtbares Element jeder erfolgreichen Unternehmensführung. Wer seine Zahlen nur einmal im Jahr anschaut, riskiert, Chancen zu verpassen und Probleme zu spät zu erkennen. Mit einer verlässlichen, automatisierten Datengrundlage wie sie Invoice-Collect bietet, wird Controlling auch für kleine Unternehmen alltagstauglich: weniger Zeitaufwand, mehr Transparenz und die Möglichkeit, sowohl kurzfristig als auch langfristig klügere Entscheidungen zu treffen.
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