Viele Unternehmen verlieren Monat für Monat wertvolle Zeit und Liquidität, weil die Rechnungsbearbeitung noch zu stark von manueller Arbeit abhängt. Belege müssen aus unterschiedlichen Online-Portalen einzeln heruntergeladen, gespeichert und anschließend an die Buchhaltung oder den Steuerberater weitergeleitet werden. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, birgt Fehlerpotenzial und verzögert die Zahlungsabwicklung.
Invoice-Collect löst genau dieses Problem: Die Software lädt Rechnungen und Belege automatisiert aus tausenden von Online-Portalen herunter und exportiert sie ohne Umwege an Ihre Buchhaltungssoftware oder direkt an Ihren Steuerberater. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Zahlungsverarbeitung und mehr Transparenz.
Warum Automatisierung heute unverzichtbar ist
Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse noch manuell abwickeln, stoßen schnell an Grenzen. Je mehr Lieferanten, Kunden oder Verkaufsplattformen ins Spiel kommen, desto größer wird der Aufwand. Portale müssen regelmäßig aufgerufen, neue Rechnungen manuell heruntergeladen und richtig abgelegt werden. Wird ein Beleg übersehen oder zu spät weitergeleitet, verzögert das nicht nur die Bearbeitung, sondern kann auch steuerliche Pflichten erschweren.
Eine Automatisierung mit Invoice-Collect sorgt dafür, dass:
- Keine Belege mehr übersehen werden
- Alle Rechnungen zeitnah verfügbar sind
- Fehler durch manuelles Handling minimiert werden
So funktioniert der Prozess mit Invoice-Collect
- Portale verbinden
Sie verknüpfen Ihre relevanten Lieferanten-, Kunden- oder Service-Portale mit Invoice-Collect. - Automatischer Download
Das System ruft regelmäßig neue Rechnungen und Belege ab – ohne, dass Sie Portale manuell besuchen müssen. - Zentrale Speicherung
Alle Dokumente werden automatisch an einem zentralen Ort abgelegt. - Export an Buchhaltung oder Steuerberater
Mit einem Klick oder vollständig automatisiert gelangen die Daten in Ihre Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV) oder direkt an Ihren Steuerberater.
Best Practices für schnellere Zahlungsabwicklung
Damit die Automatisierung das volle Potenzial entfaltet, lohnt es sich, folgende Punkte zu beachten:
- Portallandschaft vollständig anbinden
Prüfen Sie, dass alle relevanten Online-Portale verknüpft sind – von großen Handelsplattformen bis zu Nischenanbietern. - Regelmäßige Datenkontrolle
Auch wenn der Abruf automatisch erfolgt: Führen Sie monatlich einen kurzen Abgleich durch, um Datenqualität und Vollständigkeit sicherzustellen. - Standardisierte Datenübergabe
Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater ab, in welchem Format und Rhythmus die Daten exportiert werden sollen. - Benachrichtigungen nutzen
Aktivieren Sie Statusmeldungen oder Reports, um über fehlgeschlagene Abrufe sofort informiert zu werden. - Verzahnung mit Zahlungsmanagement
Nutzen Sie die gewonnenen Zeitvorteile, um Mahnläufe zu beschleunigen und Skontofristen optimal auszuschöpfen.
Mini-Checkliste: Automatisierung mit Invoice-Collect optimal einsetzen
- Alle Online-Portale identifizieren und anbinden
- Abrufintervalle passend zu Ihrem Rechnungsvolumen einstellen
- Exportwege zu Buchhaltung oder Steuerberater definieren
- Prozesse dokumentieren und Verantwortlichkeiten festlegen
- Monatliche Routinekontrolle durchführen
- Zeitersparnis und Liquiditätswirkung regelmäßig auswerten
Fazit
Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung ist ein klarer Wettbewerbsvorteil – vor allem für Unternehmen mit vielen Online-Portalen oder komplexen Lieferketten. Invoice-Collect übernimmt den zeitraubenden Download und die Weiterleitung Ihrer Belege, sodass Sie schneller reagieren, Zahlungen zügiger bearbeiten und Ihre Ressourcen effizienter einsetzen können. Weniger Klicks, weniger Aufwand, mehr Ergebnis.
.jpg)
